Colección núcleo
Caso BIBHUMA Ejemplo de aplicación: Determinación del núcleo básico de la colección en función del uso recibido.
Minería de datos
Se necesita una lista de la cantidad
de total de volúmenes (ejemplares) y títulos únicos
prestados alguna vez: en el último año, o en los
últimos X años (el período de tiempo lo establece la Biblioteca, pero cuántos más datos se
tengan, mejor). Esta lista constituirá el nucleo básico de obras de la
colección, ya que son todas aquellas obras que se han prestado al menos
una vez en el período del estudio.
Según el sistema de gestión bibliotecaria que se utilice, esta lista podrá generarse automáticamente a partir de los datos históricos de los préstamos realizados. El listado debería tener los siguientes datos:
- Número de inventario o título
- Cantidad de préstamos registrados
Descripción de los archivos de datos
- Catálogo de la Biblioteca Prof. Guillermo Obiols de la Facultad de Humanidades y CIenicas de la Educación de la Universidad Nacional de La Plata (base de datos BIBLO desarrollada con CDS/ISIS, archivo maestro biblo.mst y biblo.xrf)
- Archivo histórico de preśtamos realizados en la misma institución, en el período 2005-2009, sobre la colección circulante (archivo prest_histo.csv exportado del sistema de préstamos, base de datos desarrollada con MySql.
Procedimiento de extracción de datos
Para extraer los datos necesarios de los diferentes archivos de la institución, en este ejemplo se utilizaron los utilitarios CISIS de BIREME que permiten ejecutar distintos tipos de comandos y realizar procedimientos de formateo, limpieza, combinación, etc. Los siguientes pasos explican paso a paso las operaciones realizadas sobre estos archivos.
Paso 1. Eliminación de registros de la base BIBLO correspondientes a personas y libros no circulantes. Obtención del archivo coleccion.txt que contendrá todos los inventarios de los libros en condiciones de circular de la Biblioteca.
mx biblo "proc=if v2:'PER' then 'd*' fi" create=biblo1 -all now (Eliminación de registros pertenecientes a personas)
mx biblo iso=biblo.iso -all now
mx iso=biblo.iso create=biblo1 -all now (Limpieza de registros borrados)
mx biblo "pft=(if v45:'^dPRES' then v45^n/ fi)" >coleccion.txt now (Eliminación de registros pertenecientes a libros no circulantes y obtención de números de inventarios)
Como resultado del paso 1, se obtiene una lista de los números de inventario correspondientes a los ejemplares prestables de la colección, que en este caso son 39513
Paso 2. Generación de frecuencias de préstamo por inventario y cantidad de inventarios por frecuencia de préstamos
mx seq=prest_histo.csv, create=presta -all now
mxtb presta create=frec_pres 5:v3 class=20000 (Frecuencia de préstamo por inventario, es decir, cuantas veces se prestó cada inventario)
mxtb frec_pres create=frec_inv 10:v999 class=20000 (Frecuencia de inventarios por frecuencia de préstamos, es decir, cuántos inventarios se prestaron determinada cantidad de veces)
mx frec_inv "pft=v1,'|'v999" >frec_inv.txt now (Enviar el resultado a archivo de texto para levantar con planilla de cálculo)
Como resultado del paso 2, se obtiene una lista de los números de
inventario correspondientes a los ejemplares efectivamente prestados alguna vez en el período del tiempo del estudio, que en este caso son 60268. Cabe aclarar que en esta lista de inventarios existen números duplicados, ya que los inventarios aparecen tantas veces, como veces fueron prestados.
Una vez obtenidos ambos archivos, es posible comenzar la estructuración de los datos importándolos a una planilla de cálculo (ej. Excel).
Estructuración de datos
Para estructurar los datos, primero es necesario ordenar el listado de inventarios prestados acumulando las frecuencias, es decir, que cada número de inventario aparezca una sola vez, acompañado de otro número que indique la cantidad de veces que ese inventario fue prestado. Esto se puede realizar de forma sencilla utilizando tablas dinámicas o bien la función Contar.si. en Excel. El listado que se obtiene tendrá la siguiente forma:
CANTPRESTAMOS | CANTDOCUMENTOS |
---|---|
1 | 3558 |
2 | 1805 |
3 | 1196 |
4 | 898 |
5 | 693 |
6 | 528 |
7 | 408 |
8 | 387 |
9 | 263 |
10 | 239 |
11 | 204 |
12 | 170 |
13 | 174 |
14 | 140 |
15 | 131 |
16 | 105 |
17 | 87 |
18 | 81 |
19 | 59 |
20 | 53 |
21 | 66 |
22 | 54 |
23 | 40 |
24 | 40 |
25 | 38 |
26 | 36 |
27 | 26 |
28 | 22 |
29 | 16 |
30 | 22 |
31 | 13 |
32 | 12 |
33 | 3 |
34 | 9 |
35 | 8 |
36 | 11 |
37 | 5 |
38 | 6 |
40 | 1 |
41 | 1 |
42 | 1 |
44 | 1 |
45 | 1 |
46 | 1 |
Total Resultado | 11612 |
Luego, es recomendable crear una estructura matricial por ser la más difundida y con mayor presencia en las funciones de las planillas de cálculo. Esa cantidad se relacionará con la cantidad total de inventarios (ejemplares prestables) que posee la colección, para determinar el porcentaje de libros que circularon, es decir, el núcleo básico.
La matriz estructurada tendrá esta forma:
TOTAL colección | TOTAL préstamos | |||||
39513 | 60280 | |||||
Frecuencia préstamos | Cantidad inventarios | Cant. inv. acumulado | Cantidad préstamos | % Colección acumulado |
% préstamos acumulado | % |
1 | 3558 | 3558 | 3558 | 9,00% | 5,90% | 14,91% |
2 | 1805 | 5363 | 3610 | 13,57% | 11,89% | 25,46% |
3 | 1196 | 6559 | 3588 | 16,60% | 17,84% | 34,44% |
4 | 898 | 7457 | 3592 | 18,09% | 23,80% | 41,89% |
5 | 693 | 8150 | 3465 | 19,24% | 29,55% | 48,79% |
6 | 528 | 8678 | 3168 | 20,11% | 34,81% | 54,92% |
7 | 408 | 9086 | 2856 | 20,79% | 39,54% | 60,34% |
8 | 387 | 9473 | 3096 | 21,43% | 44,68% | 66,11% |
9 | 263 | 9736 | 2367 | 21,87% | 48,61% | 70,48% |
10 | 239 | 9975 | 2390 | 22,27% | 52,57% | 74,84% |
11 | 204 | 10179 | 2244 | 22,60% | 56,29% | 78,90% |
12 | 170 | 10349 | 2040 | 22,89% | 59,68% | 82,57% |
13 | 174 | 10523 | 2262 | 23,18% | 63,43% | 86,61% |
14 | 140 | 10663 | 1960 | 23,41% | 66,68% | 90,09% |
15 | 131 | 10794 | 1965 | 23,63% | 69,94% | 93,57% |
16 | 105 | 10899 | 1680 | 23,80% | 72,73% | 96,53% |
17 | 87 | 10986 | 1479 | 23,94% | 75,18% | 99,13% |
18 | 81 | 11067 | 1458 | 24,08% | 77,60% | 101,68% |
19 | 59 | 11126 | 1121 | 24,18% | 79,46% | |
20 | 53 | 11179 | 1060 | 24,26% | 81,22% | |
21 | 66 | 11245 | 1386 | 24,37% | 83,52% | |
22 | 54 | 11299 | 1188 | 24,46% | 85,49% | |
23 | 40 | 11339 | 920 | 24,53% | 87,02% | |
24 | 40 | 11379 | 960 | 24,60% | 88,61% | |
25 | 38 | 11417 | 950 | 24,66% | 90,18% | |
26 | 36 | 11453 | 936 | 24,72% | 91,74% | |
27 | 26 | 11479 | 702 | 24,76% | 92,90% | |
28 | 22 | 11501 | 616 | 24,80% | 93,92% | |
29 | 16 | 11517 | 464 | 24,82% | 94,69% | |
30 | 22 | 11539 | 660 | 24,88% | 95,79% | |
31 | 13 | 11552 | 403 | 24,90% | 96,46% | |
32 | 12 | 11564 | 384 | 24,92% | 97,09% | |
33 | 3 | 11567 | 99 | 24,93% | 97,26% | |
34 | 9 | 11576 | 306 | 24,94% | 97,77% | |
35 | 8 | 11584 | 280 | 24,95% | 98,23% | |
36 | 11 | 11595 | 396 | 24,97% | 98,89% | |
37 | 5 | 11600 | 185 | 24,98% | 99,19% | |
38 | 6 | 11606 | 228 | 24,99% | 99,57% | |
40 | 1 | 11607 | 40 | 24,99% | 99,64% | |
41 | 1 | 11608 | 41 | 24,99% | 99,71% | |
42 | 1 | 11609 | 42 | 25,00% | 99,78% | |
44 | 1 | 11610 | 44 | 25,00% | 99,85% | |
45 | 1 | 11611 | 45 | 25,00% | 99,92% | |
46 | 1 | 11612 | 46 | 25,00% | 100,00% |
La columna Frecuencia de préstamos indica la cantidad de veces que se prestaron los libros (Cantidad de inventarios
) de la colección. Así, hubo 3558 inventarios que se prestaron sólo una vez, y un inventario que se prestó 46 veces. La tercera columna calcula el acumulado de los inventarios prestados, y la cuarta la cantidad de préstamos reales en cada fila. La quinta y sexta columna calculan el porcentaje acumulado de la colección que se ha prestado, y el porcentaje acumulado de los préstamos realizados.
Minería de información
La simple relación entre la cantidad total de libros disponibles para el préstamo, y la cantidad de libros efectivamente prestados al menos una vez en el período de tiempo establecido para el estudio establecerá la regla 80/20. Cada biblioteca podrá establecer así sus porcentajes y el tamaño de su núcleo básico.
Conocer el núcleo básico permitirá tomar decisiones acerca de la política de desarrollo de la colección, al saber por ejemplo cuáles son las obras más usadas de las que tal vez sea necesario adquirir más copias, cuáles obras ingresadas nunca fueron utilizadas, etc.
De la primera tabla podemos deducir lo siguiente:
- que los 60268 préstamos registrados en el sistema se realizaron sobre un total de 11612 volúmenes
- el libro que mayor cantidad de préstamos registró tuvo 46 préstamos
- hubo 3558 libros que se prestaron una única vez en el período del estudio
En el caso de la Biblioteca estudiada, es posible determinar que la ley del 80/20 se cumple con el 23,94% de la colección, ya que este porcentaje atiende el 75,18% de los préstamos. EL 100% de los préstamos se atienden con el 25% de la colección.
Gráfico de uso de la colección
Fórmulas relacionadas
. En el caso de aplicación anterior, el cálculo podría hacerse TOTAL DE LA COLECCION / (TOTAL DE LA COLECCION - TOTAL DE LA COLECCION PRESTADA) * 100.
Indice de rotación. En el caso de aplicación anterior, el cálculo podría hacerse TOTAL DE PRESTAMOS / TOTAL DE LA COLECCION