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Colección núcleo

Caso BIBHUMA Ejemplo de aplicación: Determinación del núcleo básico de la colección en función del uso recibido.

 

Minería de datos

Se necesita una lista de la cantidad de total de volúmenes (ejemplares) y títulos únicos prestados alguna vez: en el último año, o en los últimos X años (el período de tiempo lo establece la Biblioteca, pero cuántos más datos se tengan, mejor). Esta lista constituirá el nucleo básico de obras de la colección, ya que son todas aquellas obras que se han prestado al menos una vez en el período del estudio.

Según el sistema de gestión bibliotecaria que se utilice, esta lista podrá generarse automáticamente a partir de los datos históricos de los préstamos realizados. El listado debería tener los siguientes datos:

  • Número de inventario o título
  • Cantidad de préstamos registrados
 

Descripción de los archivos de datos

  • Catálogo de la Biblioteca Prof. Guillermo Obiols de la Facultad de Humanidades y CIenicas de la Educación de la Universidad Nacional de La Plata (base de datos BIBLO desarrollada con CDS/ISIS, archivo maestro biblo.mst y biblo.xrf)
  • Archivo histórico de preśtamos realizados en la misma institución, en el período 2005-2009, sobre la colección circulante (archivo prest_histo.csv exportado del sistema de préstamos, base de datos desarrollada con MySql.

 

Procedimiento de extracción de datos

Para extraer los datos necesarios de los diferentes archivos de la institución, en este ejemplo se utilizaron los utilitarios CISIS de BIREME que permiten ejecutar distintos tipos de comandos y realizar procedimientos de formateo, limpieza, combinación, etc. Los siguientes pasos explican paso a paso las operaciones realizadas sobre estos archivos.

 

Paso 1. Eliminación de registros de la base BIBLO correspondientes a personas y libros no circulantes. Obtención del archivo coleccion.txt que contendrá todos los inventarios de los libros en condiciones de circular de la Biblioteca.

mx biblo "proc=if v2:'PER' then 'd*' fi" create=biblo1 -all now (Eliminación de registros pertenecientes a personas)

mx biblo iso=biblo.iso -all now

mx iso=biblo.iso create=biblo1 -all now (Limpieza de registros borrados)

mx biblo "pft=(if v45:'^dPRES' then v45^n/ fi)" >coleccion.txt now (Eliminación de registros pertenecientes a libros no circulantes y obtención de números de inventarios)

Como resultado del paso 1, se obtiene una lista de los números de inventario correspondientes a los ejemplares prestables de la colección, que en este caso son 39513

 

Paso 2. Generación de frecuencias de préstamo por inventario y cantidad de inventarios por frecuencia de préstamos

mx seq=prest_histo.csv, create=presta -all now

mxtb presta create=frec_pres 5:v3 class=20000 (Frecuencia de préstamo por inventario, es decir, cuantas veces se prestó cada inventario)

mxtb frec_pres create=frec_inv 10:v999 class=20000 (Frecuencia de inventarios por frecuencia de préstamos, es decir, cuántos inventarios se prestaron determinada cantidad de veces)

mx frec_inv "pft=v1,'|'v999" >frec_inv.txt now (Enviar el resultado a archivo de texto para levantar con planilla de cálculo)

Como resultado del paso 2, se obtiene una lista de los números de inventario correspondientes a los ejemplares efectivamente prestados alguna vez en el período del tiempo del estudio, que en este caso son 60268. Cabe aclarar que en esta lista de inventarios existen números duplicados, ya que los inventarios aparecen tantas veces, como veces fueron prestados.

Una vez obtenidos ambos archivos, es posible comenzar la estructuración de los datos importándolos a una planilla de cálculo (ej. Excel).

 

Estructuración de datos

Para estructurar los datos, primero es necesario ordenar el listado de inventarios prestados acumulando las frecuencias, es decir, que cada número de inventario aparezca una sola vez, acompañado de otro número que indique la cantidad de veces que ese inventario fue prestado. Esto se puede realizar de forma sencilla utilizando tablas dinámicas o bien la función Contar.si. en Excel. El listado que se obtiene tendrá la siguiente forma:

CANTPRESTAMOS CANTDOCUMENTOS
1 3558
2 1805
3 1196
4 898
5 693
6 528
7 408
8 387
9 263
10 239
11 204
12 170
13 174
14 140
15 131
16 105
17 87
18 81
19 59
20 53
21 66
22 54
23 40
24 40
25 38
26 36
27 26
28 22
29 16
30 22
31 13
32 12
33 3
34 9
35 8
36 11
37 5
38 6
40 1
41 1
42 1
44 1
45 1
46 1
Total Resultado 11612

 

Luego, es recomendable crear una estructura matricial por ser la más difundida y con mayor presencia en las funciones de las planillas de cálculo. Esa cantidad se relacionará con la cantidad total de inventarios (ejemplares prestables) que posee la colección, para determinar el porcentaje de libros que circularon, es decir, el núcleo básico.

La matriz estructurada tendrá esta forma:





TOTAL colección TOTAL préstamos




39513 60280
Frecuencia préstamos Cantidad inventarios Cant. inv. acumulado Cantidad préstamos % Colección acumulado
% préstamos acumulado %
1 3558 3558 3558 9,00% 5,90% 14,91%
2 1805 5363 3610 13,57% 11,89% 25,46%
3 1196 6559 3588 16,60% 17,84% 34,44%
4 898 7457 3592 18,09% 23,80% 41,89%
5 693 8150 3465 19,24% 29,55% 48,79%
6 528 8678 3168 20,11% 34,81% 54,92%
7 408 9086 2856 20,79% 39,54% 60,34%
8 387 9473 3096 21,43% 44,68% 66,11%
9 263 9736 2367 21,87% 48,61% 70,48%
10 239 9975 2390 22,27% 52,57% 74,84%
11 204 10179 2244 22,60% 56,29% 78,90%
12 170 10349 2040 22,89% 59,68% 82,57%
13 174 10523 2262 23,18% 63,43% 86,61%
14 140 10663 1960 23,41% 66,68% 90,09%
15 131 10794 1965 23,63% 69,94% 93,57%
16 105 10899 1680 23,80% 72,73% 96,53%
17 87 10986 1479 23,94% 75,18% 99,13%
18 81 11067 1458 24,08% 77,60% 101,68%
19 59 11126 1121 24,18% 79,46%
20 53 11179 1060 24,26% 81,22%
21 66 11245 1386 24,37% 83,52%
22 54 11299 1188 24,46% 85,49%
23 40 11339 920 24,53% 87,02%
24 40 11379 960 24,60% 88,61%
25 38 11417 950 24,66% 90,18%
26 36 11453 936 24,72% 91,74%
27 26 11479 702 24,76% 92,90%
28 22 11501 616 24,80% 93,92%
29 16 11517 464 24,82% 94,69%
30 22 11539 660 24,88% 95,79%
31 13 11552 403 24,90% 96,46%
32 12 11564 384 24,92% 97,09%
33 3 11567 99 24,93% 97,26%
34 9 11576 306 24,94% 97,77%
35 8 11584 280 24,95% 98,23%
36 11 11595 396 24,97% 98,89%
37 5 11600 185 24,98% 99,19%
38 6 11606 228 24,99% 99,57%
40 1 11607 40 24,99% 99,64%
41 1 11608 41 24,99% 99,71%
42 1 11609 42 25,00% 99,78%
44 1 11610 44 25,00% 99,85%
45 1 11611 45 25,00% 99,92%
46 1 11612 46 25,00% 100,00%

 

La columna Frecuencia de préstamos indica la cantidad de veces que se prestaron los libros (Cantidad de inventarios

) de la colección. Así, hubo 3558 inventarios que se prestaron sólo una vez, y un inventario que se prestó 46 veces.  La tercera columna calcula el acumulado de los inventarios prestados, y la cuarta la cantidad de préstamos reales en cada fila. La quinta y sexta columna calculan el porcentaje acumulado de la colección que se ha prestado, y el porcentaje acumulado de los préstamos realizados.


Minería de información

La simple relación entre la cantidad total de libros disponibles para el préstamo, y la cantidad de libros efectivamente prestados al menos una vez en el período de tiempo establecido para el estudio establecerá la regla 80/20. Cada biblioteca podrá establecer así sus porcentajes y el tamaño de su núcleo básico.

Conocer el núcleo básico permitirá tomar decisiones acerca de la política de desarrollo de la colección, al saber por ejemplo cuáles son las obras más usadas de las que tal vez sea necesario adquirir más copias, cuáles obras ingresadas nunca fueron utilizadas, etc.

De la primera tabla podemos deducir lo siguiente:

  • que los 60268 préstamos registrados en el sistema se realizaron sobre un total de 11612 volúmenes
  • el libro que mayor cantidad de préstamos registró tuvo 46 préstamos
  • hubo 3558 libros que se prestaron una única vez en el período del estudio

En el caso de la Biblioteca estudiada, es posible determinar que la ley del 80/20 se cumple con el 23,94% de la colección, ya que este porcentaje atiende el 75,18% de los préstamos. EL 100% de los préstamos se atienden con el 25% de la colección.

 

Gráfico de uso de la colección 

Gráfico uso absoluto 

 Fórmulas relacionadas

39513 / (39513-11612) * 100 = 70,61% de la colección no utilizada
Porcentaje de la colección no utilizado

. En el caso de aplicación anterior, el cálculo podría hacerse TOTAL DE LA COLECCION / (TOTAL DE LA COLECCION - TOTAL DE LA COLECCION PRESTADA) * 100. 

 

60280/39513 = 1,52 préstamos por libro

Indice de rotación. En el caso de aplicación anterior, el cálculo podría hacerse TOTAL DE PRESTAMOS / TOTAL DE LA COLECCION

 

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