Uso relativo por área temática

Minería de datos

• Cantidad de obras existentes y disponibles para el préstamo

• Cantidad de obras prestadas en un período de tiempo determinado

 Descripción de los archivos de datos

• Catálogo de la Biblioteca Prof. Guillermo Obiols de la Facultad de Humanidades y Ciencias de la Educación de la Universidad Nacional de La Plata (base de datos BIBLO desarrollada con CDS/ISIS, archivo maestro biblo.mst y biblo.xrf)

• Archivo histórico de preśtamos realizados en la misma institución, en el período 2005-2009, sobre la colección circulante (archivo prest_histo.csv exportado del sistema de préstamos, base de datos desarrollada con MySql)

Procedimiento de extracción de datos

Para extraer los datos necesarios de los diferentes archivos de la institución, en este ejemplo se utilizaron los utilitarios CISIS de BIREME que permiten ejecutar distintos tipos de comandos y realizar procedimientos de formateo, limpieza, combinación, etc. Los siguientes pasos explican paso a paso las operaciones realizadas sobre estos archivos.

Paso 1. Eliminación de registros de la base BIBLO correspondientes a personas y libros no circulantes. Obtención del archivo coleccion.txt que contendrá todos los inventarios de los libros en condiciones de circular de la Biblioteca.

Como resultado del paso 1, se obtiene una lista de los números de inventario correspondientes a los ejemplares prestables de la colección, que en este caso son 39513.

Paso 2. Identificación y definición de clases temáticas

Paso 3. Generación de frecuencias de documentos de la coleccion por clase temática

El archivo resultante frec_coltema.txt contendrá una lista con la cantidad de ejemplares disponibles por cada una de las clases temáticas establecidas en el paso anterior.

Paso 4. Generación de frecuencias de préstamo por inventario y cantidad de préstamos por clase temática

El archivo resultante frec_temapres.txt contendrá una lista con la cantidad de ejemplares prestados por cada una de las clases temáticas establecidas en el paso 3. Una vez obtenidos ambos archivos, es posible comenzar la estructuración de los datos importándolos a una planilla de cálculo (ej. Excel).

Estructuración de datos

Se genera una tabla con las clases temáticas en la primera columna (una fila por cada clase). En la segunda columna se consigna la cantidad de libros existentes y prestables de cada clase, y en la cuarta la cantidad de préstamos registrados en esa misma clase. La última fila suma la totalidad de los libros (39513) y la totalidad de los préstamos registrados (70742). Las columnas tercera y quinta muestran respectivamente el porcentaje acumulado en cada clase tanto de libros como de préstamos. La última columna muestra el "factor de uso", que surge de dividir el porcentaje de préstamos por el porcentaje de libros en cada clase (%PRES / %LIB).

Minería de información

Teniendo en cuenta que el valor normal o ideal del factor de uso sería 1 (uno), esta tabla permite identificar a simple vista cuáles son las clases que más se desvían de la conducta esperada. Se asume que las clases más desviadas son las que necesitan mayor atención, pero se podría decir que ambas fallan a la hora de satisfacer las necesidades de los usuarios.

Como puede observarse, las clases que presentan mayor sobre-utilización en este análisis son Psicología, con un factor de uso de 3,26, Lenguas y lingüística con 1,98, Literatura general con 1,94 y Filosofía con 1,77. De la misma forma, las clases que encabezan la sub-utilización son Varios con 0,02 (aunque aquí debe notarse que este término agrupa a todo el resto del material no incluido en otras clases), Geografía y biografías con 0,46, Artes y estética con 0,50 y Religión con 0,57.

Para verlo más claramente, se puede realizar un gráfico con ambas lineas (% de libros y % de préstamos por clase) y se observa si siguen un patrón general común. Si las líneas van juntas y cercanas, se podría decir que las clases están siendo utilizadas de acuerdo a lo esperado. Cuando las líneas se separan, eso indicaría que una clase está siendo subutilizada (tiene muchos libros que se usan poco) o bien sobreutilizada (tiene pocos libros que se usan mucho).

Las líneas resultantes muestran las debilidades y fortalezas de cada clase. El gráfico ilustrará el grado de correlación entre la distribución temática de la colección y la misma distribución en este caso de los préstamos registrados. Cuánto más lejos estén las líneas unas de otras, las clases se estarán usuando proporcionalmente demasiado o muy poco.

El gráfico permite ver a simple vista qué clases se desvían de la conducta esperada, y por lo tanto requieren inmediata atención para observar los motivos que causan esta desviación.

Una clase subutilizada probablemente contenga materiales desactualizados que no responden a la demanda actual. Una clase sobreutilizada implica que la colección es débil en esa área temática y probablemente necesite adquirir más materiales.

Otra forma de visualizar este indicador es graficando directamente el factor de uso, con la base en 1 (uno), para observar claramente cuáles clases quedan por arriba o por debajo del valor normal, como en el ejemplo que sigue:

Fórmulas relacionadas

• FU Factor de uso (Bonn) o Uso relativo (Jain): proporción o porcentaje de la circulación acumulada por una clase dividido por la proporción de la colección acumulada por esa clase. Por ejemplo, una clase con 4,79% de circulación / 3,49 % de colección = 1,37 = clase sobreutilizada. El resultado ideal es 1. Cuánto más alto el puntaje, más alto el sobreuso y viceversa.

• PEU Porcentaje de uso esperado (Mills): Similar a la anterior, el concepto sugiere que el uso esperado de una clase es el 100 %. Si el uso está arriba del 100 % es una clase sobre utilizada, y si está por abajo, está sub utilizada. Se calcula dividiendo la cantidad de volúmenes prestados por la cantidad de existencias, en una clase, y este resultado se multiplica por 100: PEU = (CIRCULACION / COLECCIÓN) * 100

• Tasa de retorno o Tasa de rotación (PLA Public Library Association) = cantidad de usos / cantidad de volúmenes = cantidad de usos por item. Ej. 20 préstamos / 40 volúmenes = 0,5 usos x item. Se puede calcular con valores absolutos o por clases temáticas. El valor normal es 1. También llamada Relación circulación/inventario o circutation/inventory ratio (Wenger et al 1979) – inventory use rate(Dowlin y Magrath, 1983)

Posibles combinaciones

Cuántos más datos se puedan obtener y combinar, mejores y más sabias serán las decisiones que se puedan tomar. Una combinación ideal para los datos de colección y uso es agregar el porcentaje de dinero invertido en bibliografía por clase, o bien la cantidad de volúmenes agregados a esa porción de la colección.

Krueger(1983) recolectó los siguientes datos para un programa de desarrollo de colecciones de bibliotecas en Illinois, para cada clase temática de cada biblioteca:

• % de colección ocupado

• % de uso acumulado

• % de solicitudes de préstamo interbibliotecario acumulado

• % de adquisiciones

• % de publicaciones americanas aparecidas

• edad media de los materiales usados

• edad media de los materiales poseídos

• % de disponibilidad (en el estante en el momento en que los piden)

Un ejemplo de posible combinación sería la siguiente:

Clase X = 2,8% colección = 3,5% adquisición = 0,2% circulación = -15% circ. Último año comparado con el año anterior --> se trata de una clase subutilizada cuyo uso declina año a año, en la que el interés decrece por lo que resulta difícil justificar el hecho de que el 3,5% de todas las compras recaigan sobre esta clase, que acumula solo el 0,2 % de la circulación total.

Ventajas

La técnica ayuda y mejora la toma de decisiones con respecto al desarrollo de la colección. Sus resultados pueden graficarse anualmente para conocer el uso de cada clase temática y determinar las necesidades de actualización y/o descarte.

Es una técnica sencilla y puede combinarse con otros indicadores para refinar el análisis.

No se necesita ser estadístico para hacer este estudio, sólo es necesario cierta habilidad y destreza para organizar los datos periódicamente, hacer cálculos de porcentajes y graficar los resultados

Desventajas/críticas

Si bien las diferencias entre el % de existencias y el % de circulación para cada clase puede usarse como indicador de sub o sobreutilización, hay que ser cautos dado que una diferencia de por ejemplo 0,2 se aplica igual en una clase que ocupa el 0,5 de la colección y tiene el 0,7 del uso, que en otra que ocupa el 2,5 y se usa un 2,7. En este último caso, la discrepancia proporcional entre existencias y uso es mucho más grande para la clase más pequeña.

Los resultados deben examinarse cuidadosamente para evitar caer en decisiones equivocadas. A veces una clase grande puede parecer muy sobreutilizada cuando en realidad solo una parte de esa clase tiene mucha demanda y está desviando los resultados.

Adaptación a nuestro entorno

Un ejemplo de aplicación de algunas de estas fórmulas e indicadores se realizó en BIBHUMA en 2003 con datos de préstamos registrados en el período 1998-2002. Los resultados obtenidos en este ejercicio pueden verse en el archivo distrib_temas.xls. Los distintos esquemas de clases temáticas generados se basan en acumulaciones realizadas a ojo, sin un criterio especial que guíe esa agrupación.