Adecuación de la colección a las necesidades de investigación

Evaluar el grado de adecuación de la colección a las necesidades de investigación permite determinar en qué medida la biblioteca puede responder a la demanda de la bibliografía requerida por los investigadores de las distintas disciplinas que trabajan en la institución universitaria. 

Las fuentes de datos que se proponen para llevar a cabo este tipo de evaluación son:

• Bases de datos que registren la producción científica de los investigadores de la institución

• Publicaciones de los investigadores de la institución

• Bibliografía incluida en las publicaciones de los investigadores de la institución

• Catálogo de la biblioteca

Minería de datos

Lo primero que debemos hacer es recopilar los trabajos publicados por los investigadores de la institución en las áreas temáticas de los programas y proyectos de investigación (o una muestra de ellos). Si la biblioteca cuenta con una base de datos que registra la producción científica de los investigadores de la institución, podrá obtener de allí la lista de los trabajos publicados. Caso contrario, deberá recurrir a fuentes de datos alternativas. En nuestro caso de ejemplo utilizamos las bases del Web of Science (WoS) de Thomson-ISI, que aunque seguramente no registren la totalidad de las publicaciones, reflejarán cuanto menos aquellas de vertiente internacional y de mayor prestigio. La particularidad de estas bases de datos, al igual que SCOPUS de Elsevier, es que incluyen las referencias bibliográficas de las publicaciones, que es el insumo que necesitamos para la evaluación. Cada biblioteca, según su área temática de cobertura, deberá seleccionar las fuentes que mejor representen la producción de su colectivo de investigadores.

Una vez determinada la fuente de datos se deberá proceder a su consulta buscando las publicaciones de los investigadores a partir de sus nombres o de la institución de afiliación, para luego acceder a la bibliografía incluida en los mismos.

A modo de ejemplo hemos realizado un ejercicio de evaluación de la adecuación de la colección de revistas del área de Botánica a partir del análisis de la bibliografía incluida en las publicaciones de los investigadores de una institución universitaria con proyectos de investigación en dicho campo. El período temporal cubierto por el estudio fue 2002-2006. Cabe aclarar que hemos decidido establecer como punto de corte un mínimo de 15 referencias. Las revistas referenciadas menos de 15 veces en el lapso de los 5 años que abarca el estudio fueron dejadas de lado en esta etapa. Cada biblioteca podrá determinar si establece o no umbrales para el análisis y deberá especificar cuál es ese umbral.

Estructuración de los datos

Registramos en una planilla las referencias correspondientes a artículos de revistas (los libros u otros tipos documentales referenciados fueron excluidos del estudio).

Luego de este proceso contamos las frecuencias de las revistas referenciadas, es decir, la cantidad de veces que fue incluida la referencia de un trabajo publicado en cada una de las revistas identificadas, indicando el año más antiguo referenciado y el más actual.

Buscamos la existencia de cada título de revista en el catálogo de la biblioteca.

Los datos registrados en la planilla de recolección de datos fueron:

• Título de la revista;

• Nro. de referencias recibidas;

• Año de la referencia más antigua;

• Año de la referencia más actual;

• Localización en el catálogo con dos valores posibles (SI o NO);

• Año del primer número existente en la colección o accesible en línea;

• Año del último número existente en la colección o accesible en línea;

• Año de inicio del acceso digital al texto completo

• Tipo de acceso (gratuito o a través del Portal Biblioteca Electrónica del MINCYT)

• Cobertura: si en la colección está el título de la revista o ésta es accesible desde el OPAC, y además esta colección cubre temporalmente el período de años de las referencias se indica la versión que lo cubre: impresa, digital, impresa y digital; en caso de que la cobertura en años no sea completa, indicamos: parcialmente.

A continuación incluimos la planilla de recolección de datos del ejemplo:

Minería de información

A partir de estos datos contamos el número y porcentaje de títulos localizados en la colección de la biblioteca respecto del total de títulos referenciados por los investigadores. El porcentaje de títulos encontrados asciende al 60%.

Si de los 24 títulos localizados analizamos la cobertura temporal, vemos que sólo el 33% cubre totalmente el período temporal que abarcan las referencias. El resto sólo lo cubre parcialmente. Desde esta perspectiva el porcentaje de adecuación se reduce al 20%.

Si esta misma práctica se realiza con todas las temáticas de los programas y proyectos de investigación, podremos tener datos objetivos sobre la capacidad de la colección de revistas para responder a las necesidades bibliográficas para las actividades de investigación que se desarrollan en el seno de la institución.