I - Introducción a la evaluación de colecciones

La colección de una biblioteca está conformada por todos los documentos que ésta proporciona a sus usuarios. Comprende tanto aquellos documentos que la biblioteca posee físicamente, como los recursos accesibles en línea seleccionados y adquiridos deliberadamente e incluidos en el OPAC o en otras bases de datos que la misma posea (ISO 20983). 

Toda colección se desarrolla con un objetivo determinado. El objetivo de la colección de una biblioteca universitaria es responder a las necesidades de información que demandan las actividades de estudio, docencia e investigación que se realizan en el seno de la institución universitaria.

Teniendo en cuenta que la colección es el recurso informativo que la institución universitaria proporciona a sus docentes, investigadores, alumnos, etc., de sus características tanto cuantitativas como cualitativas, como de su adecuación a los requerimientos y necesidades informativas de su comunidad de usuarios, dependerá en gran medida tanto el nivel de satisfacción que esos usuarios tengan de la biblioteca, como la calidad de las actividades de formación académica e investigación científica que se desarrollen en la institución a la que brinda servicios.

La evaluación de la colección tiene como fin determinar en qué medida la colección responde a sus objetivos y a las necesidades de sus principales grupos de usuarios (ALA, 1989). Es un proceso que permite a la biblioteca obtener información objetiva y confiable de apoyo a la toma de decisiones en materia de los recursos informativos disponibles y necesarios, y un instrumento que guía el establecimiento y adecuación periódica de la política de desarrollo de colecciones en concordancia con la misión y objetivos de la institución a la que sirve.

La evaluación de la colección es parte del proceso sistemático de creación y mantenimiento de colecciones sobre la base de un conjunto de criterios que deben estar expresados por escrito en un documento normativo que se constituye en la Política de Gestión de Colecciones  (PGC) de la biblioteca. La PGC establece los objetivos y perfil de la colección, guía la selección, la adquisición, la distribución del presupuesto, el relego, el expurgo y la conservación de los documentos, en concordancia con la misión y objetivos de la institución universitaria.

Mucho se ha escrito en materia de desarrollo y evaluación de colecciones. Sin embargo, poco se ha hecho en las bibliotecas universitarias de nuestro medio, en las que por razones de diversa índole no sólo no tienen políticas escritas, sino que además adolecen de una falta de planificación sistemática de sus colecciones. Ello hace que muchas veces las bibliotecas se vean impulsadas a actuar por acontecimientos aislados o entusiasmos individuales, y tomen decisiones apresuradas que hacen que las colecciones resultantes presenten desequilibrios, duplicidades innecesarias, se encuentren obsoletas o no respondan a las necesidades de los usuarios.

Entre las principales dificultades que hemos detectado durante el desarrollo de esta investigación se encuentran:

• la carencia de una política escrita de desarrollo de colecciones a partir de la que confrontar los resultados de la evaluación;
• la carencia de datos y de fuentes de datos apropiadas para realizar la evaluación;
• la falta de personal y / o de tiempo para poner en marcha procesos evaluativos, y sostenerlos en el tiempo,
• la falta de entrenamiento de los bibliotecarios en métodos de evaluación, y fundamentalmente
• la carencia de una guía metodológica que recopile técnicas, indicadores y ejemplos de aplicación.
  

No siendo este un tema nuevo, existen diversos antecedentes que han abordado la problemática con miradas diversas. Desde que Ranganathan en 1931 formulara los cinco principios:

“Los libros son para ser usados” (Books are for use)

“Cada lector tiene su libro” (every reader his or her book) y

“A cada libro su lector” (every book its reader),

"Hay que ahorrar tiempo al lector" (save the time of the reader),

"La biblioteca es un organismo en crecimiento" (the library is a growing organism)

a lo largo de los años se han propuesto, desarrollado y aplicado diversas técnicas de evaluación de colecciones con diferentes objetivos:

• estudiar la distribución de la literatura científica a partir del análisis de la colección de la Science Museum Library de Londres (Bradford, 1934);
  

• estudiar la antigüedad y obsolescencia (Gosnell, 1944; Burton y  Kebler, 1960; Line y  Sandison, 1974; Sandison, 1974; Mankin y  Bastille, 1981); establecer el número óptimo de volúmenes de una colección (Trueswell, 1966); estudiar la efectividad y predicción de la circulación (Morse, 1968);
• analizar los patrones de uso de las colecciones (Fussler and Simon, 1961, 1969) tanto dentro de la biblioteca (McGrath, 1971; Harris, 1977; Shaw, 1978; Hindle, 1978; Selth et al, 1992; Titus, 1994 ; Thomson, 2002) como fuera de ella (Trueswell, 1965; Trueswell, 1969; Jain, 1969; Buckland y Hindle, 1969; Buckland, 1972; Jenks, 1976; Power, 1978; Kent y otros, 1979; Nimer, 1980; Byrd et al, 1982; Aguilar, 1986; Khorramzadeh, 1988; Britten, 1990; Silverstein, 1996) entre otros. También constituyeron un referente en esta temática los trabajos de Lancaster (1978; 1990; 1993). En el trabajo de 1993, que versa sobre diferentes aspectos de la evaluación de bibliotecas, dedicó ocho capítulos a la evaluación de las colecciones, proponiendo algunos de los posibles métodos para llevarla a cabo, clasificándolos en dos grandes grupos: métodos cuantitativos (tamaño, crecimiento, etc.) y métodos cualitativos (juicio de expertos, uso de bibliografías, análisis de uso, etc.). Los estudios de usuarios, que apuntan a identificar las necesidades de información reales y potenciales de los mismos, mediante el uso tanto de métodos directos como indirectos (Sanz Casado, 1994), son trabajos relacionados con la evaluación de colecciones y la gestión de las bibliotecas universitarias. Entre los métodos directos es frecuente la utilización de la encuesta y, entre los indirectos, se destacan los métodos bibliométricos, que han demostrado ser muy útiles para la identificación de las necesidades informativas de los investigadores (Sanz Casado y  Martín Moreno, 1997; Sanz Casado y  Martín Moreno, 1998; Guerrero-Bote et al, 2002; Haycock, 2004).

   

  Otra estrategia útil para la evaluación de colecciones es la comparación con normativas y estándares internacionales y/o regionales, para obtener indicadores que permitan realizar benchmarking entre bibliotecas. En este sentido organismos internacionales como ALA e iberoamericanos como REBIUN y CABID han desarrollado algunos indicadores específicos de colecciones como parte de las normas y las directrices para la evaluación de bibliotecas universitarias. 

  Una exhaustiva revisión de métodos e indicadores para la evaluación de colecciones fue realizada por Pérez López en su tesis doctoral, defendida en 2002 en la Universidad de Granada, España (Pérez López, 2002a). A modo de resumen incluimos a continuación una somera descripción de algunos de los métodos, que son los que hemos empleado en nuestra propuesta metodológica.

  
  
  • Impresionista
  
  

  Este método consiste en el examen directo de la colección por parte de un experto o profesional bibliotecario especializado que examina detalladamente la colección, pudiendo extraer conclusiones sobre el tamaño, la cobertura, la profundidad y la significación de la colección; límites temporales y distribución de las fechas de publicación y la condición física de los materiales. 

   

  • Listas de control

   

  Este método consiste en evaluar la colección comparándola con otro instrumento de evaluación —por ejemplo: una lista bibliográfica que represente una colección destacada o básica, una bibliografía de una área temática que esté aceptada como completa y sirva de modelo, o el catálogo de otra biblioteca «de prestigio» en esa área temática que está siendo evaluada. La elección de la lista estará determinada en cualquier caso por el objetivo de la evaluación y el segmento de la colección a evaluar. Es un método simple y práctico que proporciona una evaluación de la adecuación de la colección. Además, la lista de documentos no localizados puede servir como base para futuras adquisiciones.

  
  
  • Comparación con estándares

   

  Este método consiste en contrastar datos e indicadores cuantitativos de la colección con valores de referencia establecidos en recomendaciones nacionales o internacionales, con el objetivo de determinar en qué medida la colección se acerca a los valores de referencia recomendados por organizaciones nacionales, regionales o internacionales. Ejemplos de estándares para bibliotecas universitarias son: ACRL (2000) Standards for College Libraries; REBIUN (1999) Normas y directrices para bibliotecas universitarias y científicas: Documento de trabajo; CRUCH (2003) Estándares para bibliotecas universitarias chilenas (2a. ed.).

   

  • Análisis de uso

   

  Este método consiste en medir el comportamiento de la colección a partir del análisis del uso que se hace de ella. Su objetivo es identificar las fortalezas y debilidades de la colección a partir del conocimiento de los patrones de utililización. Este método puede aplicarse al estudio de los préstamos como al uso in situ dentro de la biblioteca. Las diferencias estarán dadas por las técnicas de recolección de datos a emplear en cada caso, especialmente si la biblioteca es de entantería abierta.

   

  • Análisis de citas

   

  Este método consiste en hacer un recuento, tabulación y análisis de la cantidad de veces que los documentos son citados en la bibliografía, notas a pie de página y/o en herramientas de indización por parte de una determinada comunidad de usuarios (de una disciplina, de una institución, etc.). La aplicación de este método a la evaluación y desarrollo de colecciones se utiliza con frecuencia para evaluar colecciones de investigación, identificar el núcleo de revistas que la biblioteca debería suscribir, identificar las revistas que la biblioteca suscribe y que podría cancelar. Escasamente se utiliza para evaluar y desarrollar colecciones de libros, aunque permite obtener la proporción de revistas citadas sobre las monografías y comparar esa relación con la distribución del presupuesto. En general se realiza sobre un área temática específica y para las necesidades de la investigación.