Desarrollo de colecciones en bibliotecas universitarias: Metodología de evaluación

Marco teórico

            La biblioteca universitaria constituye un servicio clave de apoyo a las dos funciones que son la razón de ser de la universidad: la investigación o creación de conocimiento y la enseñanza o comunicación de dicho conocimiento. Su misión es proveer servicios de información en apoyo a los objetivos de docencia e investigación de su comunidad universitaria.

            Para cumplir con esta misión la biblioteca debe hacer uso de técnicas de gestión de calidad que le permitan no sólo planificar sus actividades, el desarrollo de las colecciones, personal, catálogos y servicios, sino también evaluar en qué medida éstos satisfacen las necesidades de su comunidad de usuarios.  En este sentido, la evaluación de la biblioteca constituye un proceso clave de la gestión bibliotecaria, pues a través de ella es posible obtener información objetiva y confiable de apoyo a la toma de decisiones concordantes con la misión y objetivos de la universidad a la que sirve.

            La importancia que tiene la evaluación de la biblioteca ha dado lugar a la publicación de numerosos trabajos, así como al establecimiento de pautas e indicadores internacionales a partir de los que obtener un conjunto de medidas de desempeño (performance), eficacia y eficiencia de la biblioteca (Poll, 1998; ISO, 1998). En algunos casos, éstos forman parte de las directrices y recomendaciones para bibliotecas universitarias elaborados por organismos internacionales y otros, como la American Library Association (ALA, 2001) e iberoamericanos como los de la Red de Bibliotecas Universitarias y Científicas Españolas –REBIUN- (CRUE, 1997) y la Comisión Asesora de Bibliotecas (CABID) del Consejo de Rectores de las Universidades Chilenas (CRUCH, 2003).

            En nuestro país, la CONEAU lleva adelante los procesos de evaluación institucional de las carreras de grado y posgrado en las universidades, en los que asigna valor decisivo a la calidad de las bibliotecas existentes en las unidades académicas. En este sentido resulta fundamental la aplicación de la normativa internacional para la evaluación de nuestras bibliotecas.

            Para poder llevar a cabo las tareas de investigación y docencia universitarias es central tener bibliotecas completas y actualizadas, con políticas de adquisición ajustadas a las necesidades de la institución y sus miembros. Sin acceso a la producción de conocimiento local e internacional no es posible un adecuado uso y distribución del mismo. El acceso a la información bibliográfica debe satisfacer, fundamentalmente, las necesidades de las funciones de docencia de grado, y postgrado y de investigación de los miembros de la institución (CONEAU, 1997).

            Para dar respuesta a esta demanda las bibliotecas deben, entre otras funciones, desarrollar colecciones que se adecuen, en cantidad y calidad suficiente, a las necesidades informativas de la comunidad universitaria en su conjunto (estudiantes, docentes e investigadores).

            La gestión de colecciones hace referencia a un proceso de construcción sistemática de colecciones de bibliotecas que incluye: la determinación de una política acorde con sus metas y objetivos, la selección y la exclusión de materiales, la planificación de estrategias coherentes para disponer de la información necesaria, por  adquisición o por acceso, y preservarla, y la evaluación de los recursos existentes, a fin de determinar en qué medida cubren las necesidades de los usuarios (Hanford, 1980; McGrath, 1985).

            Se entiende por evaluación de colecciones el conjunto de estudios y operaciones que la biblioteca lleva a cabo para comprobar hasta qué punto la colección que ofrece responde a las necesidades de sus principales grupos de usuarios (ALA, 1989). Está relacionada con el grado de idoneidad de una biblioteca para satisfacer las necesidades tanto de los usuarios a los que atiende como de sus usuarios potenciales.

            La necesidad de evaluar las colecciones no es nueva. Entre los antecedentes más remotos podemos mencionar tres de las cinco leyes de la bibliotecología formuladas por Ranganathan en 1931: “Los libros son [o están] para ser usados” (Books are for use), “Cada lector tiene su libro” (every reader his or her book) y “A cada libro su lector” (every book its reader) (Ranganathan, 1931). Pocos años después, Bradford realizaba un estudio empírico de la distribución de la literatura científica a partir del análisis de la colección de la Science Museum Library de Londres (Bradford, 1934).

            Desde esa época, y a lo largo de los años, se han propuesto, desarrollado y aplicado diversas técnicas de evaluación de colecciones con diferentes objetivos: estudiar la antigüedad y obsolescencia de las colecciones (Gosnell, 1944; Burton y  Kebler, 1960; Line y  Sandison, 1974; Sandison, 1974; Mankin y  Bastille, 1981); establecer el número óptimo de volúmenes de una colección (Trueswell, 1966); estudiar la efectividad y predicción de la circulación (Morse, 1968); analizar los patrones de uso de las colecciones (Fussler and Simon, 1961, 1969) tanto dentro de la biblioteca (McGrath, 1971) (Harris, 1977) (Shaw, 1978; Hindle, 1978; Selth et al, 1992; Titus, 1994; Thomson, 2002) como fuera de ella (Trueswell, 1965; Trueswell, 1969; Jain, 1969; Buckland y Hindle, 1969; Buckland, 1972; Jenks, 1976; Power, 1978; Kent and others, 1979; Nimer, 1980; Byrd et al, 1982; Aguilar, 1986; Khorramzadeh, 1988; Britten, 1990; Silverstein, 1996) entre otros. Todos estos estudios dirigen su atención a que las bibliotecas puedan generar información de apoyo a la toma de decisiones, para la elaboración de una política de gestión de colecciones y de servicios acordes a las necesidades informativas de su comunidad de usuarios.

            También constituyen un referente en esta temática los trabajos de Lancaster  (1978; 1990; 1993). En el trabajo de 1993, que versa sobre diferentes aspectos de la evaluación de bibliotecas, dedica ocho capítulos a la evaluación de las colecciones proponiendo algunos de los posibles métodos para llevarla a cabo. Los clasifica en dos grandes grupos: métodos cuantitativos (tamaño, crecimiento, etc.) y métodos cualitativos (juicio de expertos, uso de bibliografías, análisis de uso, etc.). También, como señalan otros autores en trabajos recientes se ha propuesto otra clasificación de estos métodos: los basados en el estudio de las características de la colección (su tamaño, antigüedad, temática, idioma, formato, etc.), y los basados en análisis del comportamiento de esa colección (Massísimo i Sánchez de Boado, 2002; 2004). Como parte de los estudios del comportamiento se encuentra la comparación de la colección con el currículo, que debería reflejar el grado de adecuación de las colecciones a las necesidades de estudio y docencia universitaria (Lumande y  Ojedokun, 2005). Asimismo, los estudios de usuarios, que apuntan a identificar las necesidades de información reales y potenciales de los mismos, mediante el uso tanto de métodos directos como indirectos (Sanz Casado, 1994), son trabajos relacionados con la evaluación de colecciones y la gestión de las bibliotecas universitarias. Entre los métodos directos es frecuente la utilización de la encuesta y, entre los indirectos, se destacan los métodos bibliométricos, que han demostrado ser muy útiles para la identificación de las necesidades informativas de los investigadores (Sanz Casado y  Martín Moreno, 1997; Sanz Casado y  Martín Moreno, 1998; Guerrero-Bote et al, 2002; Haycock, 2004). Otra estrategia útil para la evaluación de colecciones es estudiar su adecuación a las normativas y estándares internacionales y/o regionales, y de ese modo obtener indicadores que permitan realizar comparaciones (benchmarking) entre bibliotecas. En este sentido organismos internacionales como ALA e iberoamericanos como REBIUN y CABID han desarrollado algunos indicadores para la evaluación de las colecciones, como parte de las normas y las directrices para la evaluación de bibliotecas universitarias. Sin embargo, consideramos que los indicadores mencionados no deberían ser utilizados sin un estudio previo de su adecuación a las características y las necesidades propias del contexto de aplicación.

            Una exhaustiva revisión de posibles métodos e indicadores para la evaluación de colecciones fue realizada por Pérez López en su tesis doctoral, defendida en 2002 en la Universidad de Granada, España (Pérez López, 2002). Su trabajo, a nuestro criterio,  no sólo es un aporte al conocimiento del tema, sino también una demostración de su importancia, actualidad y vigencia, especialmente para las bibliotecas universitarias de los países menos desarrollados, en virtud de las diferencias contextuales que éstas presentan respecto de las de los países desarrollados. Existe escasa cantidad de bibliografía sobre el tema aplicada al contexto de los primeros países, circunstancia que se refleja también en la situación que presentan sus bibliotecas universitarias en esta materia. Como ejemplo de ello citamos un fragmento de texto extraído de las Normas y Directrices de la Red de Bibliotecas Universitarias Españolas escritas y publicadas en 1997: “Hasta fechas recientes, las bibliotecas universitarias y científicas españolas han adolecido, en general, y por razones de diversa índole, de una falta de planificación sistemática en el desarrollo de sus colecciones y en la evaluación de las mismas, por lo que las colecciones resultantes a menudo presentan desequilibrios, inconsistencias, duplicidades innecesarias, falta de adecuación a la demanda real, entre otros” (CRUE, 1997).

            Esta es la situación que presentan las bibliotecas universitarias argentinas y las de otros países latinoamericanos en la actualidad, hecho que pone de manifiesto la vigencia e importancia de esta temática a nivel nacional y regional (Fushimi et al, 1999; Huamán, 2003). Por añadidura, tradicionalmente las bibliotecas han acumulado datos acerca de las colecciones y los servicios, sin que, salvo casos excepcionales, se los haya utilizado para obtener información de apoyo a la toma de decisiones para la gestión bibliotecaria (Lancaster, 1990; Poll, 2001; Blake y  Schleper, 2004). En el caso de las bibliotecas universitarias argentinas, durante muchos años la situación fue peor, debido a que los bibliotecarios o quienes estaban a cargo de las bibliotecas no almacenaron datos que permitieran llevar a cabo estos estudios. Afortunadamente, con la informatización de los catálogos y de los sistemas de circulación de las bibliotecas, esta situación empezó a cambiar y, en la actualidad, una importante cantidad de bibliotecas universitarias del país cuenta con una masa crítica de datos factibles de ser utilizados como fuente de información. Decimos “factibles de ser utilizados” porque hasta la fecha los beneficios de la informatización parecen haber sido utilizados sólo para la asistencia informativa para la toma de decisiones de nivel operativo, sin aprovechar ese aporte de información para la toma de decisiones de nivel directivo. En este sentido, creemos que de igual modo que en 1997 la CONEAU planteaba que la autoevaluación institucional de las universidades se constituía como una práctica novedosa en la Argentina, aunque se realizaba desde hace décadas en algunos países (CONEAU, 1997), la autoevaluación de las bibliotecas universitarias, en general, y de las colecciones, en particular, debería empezar a ser una práctica sistemática en las bibliotecas, como una estrategia de apoyo a la búsqueda de la excelencia académica y científica de las instituciones a las que sirven. Sin embargo, para que las bibliotecas universitarias argentinas puedan llevar a cabo esta autoevaluación es preciso desarrollar los instrumentos metodológicos adecuados y, fundamentalmente, adaptados al contexto, pues las metodologías y los indicadores varían en función del medio en que se aplican, la cantidad y la calidad de los datos disponibles, la existencia o no de recursos humanos formados para llevarla a cabo y los recursos económicos con que se cuente, entre otros factores.

            Con el fin de dar respuesta a esta necesidad, laesta investigación se propone desarrollar un instrumento metodológico para la evaluación de colecciones en las bibliotecas universitarias argentinas. Esta herramienta les permitirá realizar autoevaluaciones sistemáticas y, al contar con información de apoyo, fundamentar la toma de decisiones para el desarrollo de colecciones que se adapten a las necesidades de su comunidad de usuarios.

Objetivos

·                    Desarrollar un instrumento metodológico para la evaluación de colecciones de bibliotecas universitarias, que contribuya al mejoramiento de sus servicios.

·                    Seleccionar, adaptar y/o crear indicadores de evaluación de colecciones para el contexto local, nacional y regional, congruentes con las normativas internacionales

·                    Desarrollar procedimientos para la recolección de datos sobre las colecciones, su uso en las bibliotecas, los programas de estudio, el consumo de información por parte de los investigadores y el juicio de expertos.

·                    Explorar las posibilidades de aplicación de modelos matemáticos a la evaluación de las colecciones

·                    Explorar posibilidades de cooperación con la Facultad de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad de Granada, en el marco del acuerdo existente con la Facultad de Humanidades y Ciencias de la Educación de la UNLP, en temas de evaluación de colecciones, especialidad de la Dra. Ana Pérez López, cuya tesis es una de las principales fuentes de información de la presente investigación.

·                    Explorar posibilidades de cooperación con el Departamento de Matemáticas de la Facultad de Ciencias Exactas de la UNLP, especialmente en lo relacionado con modelos matemáticos, estadística multivariada y predicción.

Metodología

            La metodología propuesta comienza inevitablemente con una revisión bibliográfica exhaustiva , y se seleccionarán de los métodos, técnicas e indicadores que se han utilizado para la evaluación de colecciones. Luego se prevee la selección de los más adaptables a nuestro medio,  para con ellos realizar evaluaciones cualitativas y cuantitativas en forma independiente. 

            Mediante la comparación de los resultados obtenidos se conocerá si son necesarios ajustes en los pasos previos que permitan ir logrando . progresivas integraciones de tales evaluaciones. Esta estrategia debería converger a la metodología integrada objeto de la investigación.

            Asimismo se realizará una prueba piloto de evaluación de las colecciones con el instrumento propuesto en las bibliotecas de las unidades académicas de la Universidad Nacional de La Plata que han iniciado los Programas de Autoevaluación Continua (PACo). Como fuentes de datos para aplicar, estudiar y ajustar el instrumento de evaluación, se utilizarán programas de estudio, OPACs de bibliotecas, registros históricos de préstamos, bibliografía citada por los investigadores en sus publicaciones, tesis y resultados de encuestas.

Metas / Resultados  esperados en el desarrollo del proyecto:

Con los resultados de esta investigación se espera:

- Proveer a las bibliotecas de la Universidad local, así como a las de otras Universidades del país y del Mercosur, un instrumento metodológico para la evaluación de sus colecciones que les aporte información objetiva de apoyo a la toma de decisiones para el establecimiento de una política
de desarrollo de colecciones acorde a las necesidades de su comunidad de usuarios.

-                     Obtener indicadores que aporten información cuantitativa y cualitativa sobre las colecciones de las bibliotecas universitarias

-                     Unificar las distintas líneas de investigación existentes en el tema, permitiendo la integración de un grupo homogéneo de personas que viene trabajando de forma independiente desde distintas ópticas (gestión de colecciones, bibliometría, bibliotecas universitarias)

-                     Promover y orientar la integración entre las líneas de investigación del Departamento de Bibliotecología y las necesidades de las bibliotecas universitarias, fomentando el desarrollo de trabajos conjuntos y aplicaciones prácticas que contribuyan a su mejoramiento

-                     Promover la formación de recursos humanos, tanto en el plantel docente del Departamento de Bibliotecología como en el personal de las bibliotecas universitarias, permitiendo su integración y participación en proyectos conjuntos

-                     Enriquecer y mejorar la formación de grado en la carrera, mediante la transmisión de los resultados de la investigación y la participación de los alumnos en tareas de apoyo al proyecto

Contribución al avance del conocimiento científico y/o tecnológico y/o creativo

            El desarrollo de esta investigación permitirá mejorar la base de conocimiento científico existente en los países iberoamericanos en general, y en nuestro país en particular sobre la aplicación de metodologías para la evaluación de colecciones en bibliotecas universitarias.

            Esperamos que los resultados de este proyecto favorezcan la integración de los estudios métricos de la información como metodología de investigación en el Departamento de Bibliotecología.

            Asimismo el desarrollo metodológico propuesto constituye un aporte concreto aplicable a las Bibliotecas universitarias del contexto local.

Contribución a la formación de recursos humanos

Este proyecto contribuirá a la formación directa de los investigadores en formación miembros del equipo, que actualmente se encuentran en distintas etapas de realización de sus trabajos finales de carrera.

Dado que los integrantes del equipo son docentes del Departamento de Bibliotecología y/o integran  la planta de personal de distintas bibliotecas de la UNLP, esto contribuirá a la formación de recursos humanos tanto en las carreras de grado del Departamento como entre el personal de las Bibliotecas.

Asimismo, la existencia de esta línea favorecerá el desarrollo de futuras investigaciones, trabajos de adscripción y tesinas de licenciatura en el área. En este sentido, el proyecto contará con el apoyo y colaboración de alumnos adscriptos actualmente a la cátedra de Tratamiento Automático de la Información, cuyos planes de trabajo se relacionan con la temática del proyecto.

Transferencia prevista de los resultados, aplicaciones o conocimientos derivados del proyecto

            Consideramos que la transferencia de resultados es cuasi automática para al menos dos de las bibliotecas universitarias del sistema de la UNLP, en función de que dos de sus directoras participan en este proyecto, que surge en parte como una necesidad concreta y tema puntual de investigación planteado en ese ámbito.

            De la misma manera, y dado que ambas forman parte del equipo de trabajo del Proyecto ROBLE ETI/Evaluación de unidades de información, esperamos que la transferencia al resto de las bibliotecas de la UNLP también será un paso casi automático.

            Por otra parte, los integrantes del equipo participan activamente en instancias de comunicación y debate a nivel nacional de bibliotecas universitarias (Lista DIBUN de Directores de Bibliotecas de Universidades Nacionales, Lista BIBUNAR de Bibliotecas Universitarias Argentinas, UNIRED Red de Redes de Información Económica y Social, Módulo Bibliotecas del Programa SIU del Ministerio de Educación de la Nación, entre otras), y exponen regularmente trabajos en los Encuentros Nacionales de Bibliotecas Universitarias en el marco de la tradicional Reunión Nacional de Bibliotecarios que se realiza todos los años en la ciudad de Buenos Aires. Está prevista la exposición y transmisión de los resultados de esta investigación, en sus diferentes etapas, en esos ámbitos de difusión.

            Asimismo los resultados de esta investigación podrían proporcionar indicadores uniformes utilizables en los programas de evaluación institucional de la CONEAU, para bibliotecas y centros de información.

Avances

            Los avances realizados en la revisión bibliográfica nos permiten determinar que existen dos enfoques básicos en el estudio del tema: un enfoque basado en el estudio y análisis de la colección en si misma, y otro centrado en el comportamiento o uso de esa colección por parte de la comunidad de usuarios a la que se dirige. Todos ellos tienen que ver con:

1) La obtención de datos estadísticos de existencias y uso

2) El chequeo contra listas de comprobación (catálogos y bibliografías)

3) La obtención de opiniones de usuarios y expertos

4) El examen directo de la colección

5) La aplicación de estándares regionales e internacionales

            Dentro de las técnicas particulares que se orientan a estudiar la colección en si misma, la aplicación de las listas de comprobación es la más clásica. Consiste en seleccionar una o varias listas bibliográficas para obtener que porcentaje de ítems allí referenciados, existen en la biblioteca. Esta técnica es aplicable siempre y cuando existan listas legítimas contra cuales establecer el conteo. La selección de las listas, que podrán ser bibliografías especializadas, catálogos de bibliotecas de excelencia, etc. podrá solicitarse a un experto o hacerla la propia biblioteca, pero en cualquier caso, si bien el resultado obtenido es de carácter cuantitativo, la selección de la lista es fundamentalmente cualitativa. Existen dos tipos de críticas a esta técnica: las que tienen que ver con su falta de completitud para la evaluación

            La selección de títulos es para un uso específico, no general.

1)   Siempre las listas son selectivas, y omiten títulos que valen la pena

2)   Muchos de los títulos de las listas, tienen poca relevancia para la biblioteca

3)   La lista está desactualizada

4)   La biblioteca puede tener muchos títulos que no están en la lista, pero que igualmente son buenos

5)   El préstamo interbibliotecario no cuenta en la evaluación

6)   La lista de comprobación aprueba títulos, no penaliza la existencia de títulos malos.

7)   La listas por lo general no tienen en cuenta otros tipos de materiales.

y, principalmente una crítica intrínseca que tiene que ver con la incapacidad del resultado obtenido de ser un indicador certero. Si la biblioteca posee un 20% de material referenciado en la lista, ¿necesariamente es peor que si tiene un 70%? Esto pone de manifiesto que una adecuada metodología de evaluación necesariamente debe involucrar una suma de técnicas y medidas.

            Existe otra técnica que se puede considerar una derivación de la anterior, muy cercana por su metodología, pero con un alcance para la evaluación de colecciones académicas muy interesante. Nos referimos a los estudios de citaciones. Este método consiste en comprobar la existencia en nuestra biblioteca de un número determinado de trabajos académicos de excelencia. Se basa en el principio de que el uso del material es un indicio de su relevancia para la investigación en cuestión. Permite obtener datos empíricos para formar un juicio cualitativo sobre la habilidad de la colección para soportar la investigación. Por ejemplo, se suele aplicar para mostrar si un trabajo determinado de investigación pudo haber sido escrito con los recursos que posee la biblioteca que se está evaluando. Las fuentes de donde tomar las citas para la evaluación de una biblioteca universitaria de nuestro medio serán las tesis de doctorado y maestría, los proyectos de investigación formalizados y las publicaciones de sus investigadores. Si la fuente de datos, en cambio, son los programas de cátedra, se estaría midiendo, de alguna manera, la capacidad de respuesta de la colección a la actividad de docencia. Las colecciones de las bibliotecas académicas cumplen la función de servir a las actividades de enseñanza-aprendizaje, a las de investigación y también cumplen una función de conservación. Si bien los estudios de citaciones se perciben como apropiados para evaluar la utilidad en relación con la curricula o la investigación, uno de los problemas que se le adjudica es que la citación se encuentra en gran medida condicionada por el acceso. De cualquier manera, es una técnica muy flexible que permite realizar muestras de citas aplicando diferentes criterios: temáticos, por tipos de materiales, antigüedad, etc.

            Otro tipo de técnica es pedir la opinión de expertos, quienes realizarán una valoración de la colección basándose en su propio bagaje de conocimiento y experiencias derivados de un intenso trabajo académico en la disciplina en cuestión. Si bien es una técnica “impresionista”, su aplicación puede ser de gran ayuda para realizar aproximaciones macro a las fortalezas y debilidades de la colección cómo así también a los niveles de profundidad que presenta. Puede incluirse también la opinión de bibliotecarios experimentados y la de algunos usuarios seleccionados. Se realiza mediante consultorias formales o con entrevistas. La exploración de formas más dinámicas para recabar opiniones es también un objetivo derivado de esta investigación. 

            La aplicación de diferentes tipos de análisis estadísticos también permite obtener información para la evaluación. Su aplicación orientada únicamente a la colección, está muy poco documentada en la bibliografía específica. Sin embargo, la obtención de simples porcentajes que resuman ciertos aspectos de la colección, por ejemplo las diferentes áreas temáticas, los tipos de documentos, idiomas, antigüedad, etc., permitirán con facilidad el análisis comparado, sea dentro de la misma colección o hacia colecciones externas tomadas como patrón. La aplicación de estadística multivariada permitirá mostrar la colección en relación con la docencia y la investigación.

Esto aquí yo no lo veo claro. ¿Los mapas no muestran clusters de ocurrencias y en el mejor de los casos co-ocurrencias? Qué mostraríamos nosotros? Por ejemplo, los clusters temáticos de nuestra colección y después le superponemos otro mapa con los clusters que salen de los programas? Para ello necesitamos tener la bibliografía de los programas clasificada (GLUP!)  Una cosa interesante que se me ocurre aquí es comprobar las existencias contra el OPAC. Luego agregarle al OPAC las ocurrencias en los programas. Si se mapea temáticamente el OPAC. se vería de forma prominente el “core” de las existencias en relación con la docencia. Es una idea nada más.

 Por último, también el cálculo de ciertos indicadores cómo la tasa de crecimiento, duplicación y tamaño, es una técnica que permite la comparación con estándares internacionales. Aquí más bien debería ser empleada en la comparación con otras Bibliotecas de nuestro medio, ya que las diferencias regionales suelen ser muy notorias.

En relación a las técnicas orientadas a los estudios de uso, [MARCELA]

Los estudios de uso de las colecciones relacionan los datos de la circulación de los materiales (préstamos a domicilio), el uso dentro de la biblioteca, y la demanda de préstamo interbibliotecario,  con las existencias en la colección.

Se ha conjeturado y demostrado que el patrón de uso de los libros en una biblioteca sigue una distribución hiperbólica, es decir, que una pequeña cantidad de items en una colección acumulan una larga proporción de usos, mientras que la mayoría de los items son poco o quizá nunca usados. La regla del 80/20 establece que el 80 % de los usos se limitan a un 20 % de la colección total. Diversos estudios (Kent et al. 1979) han demostrado que los patrones de uso actuales de una colección son buenos predictores del uso futuro o presente. En una comunidad académica pueden aparecer o desaparecer cursos, carreras, etc., pero los cambios en el uso de los materiales tienen un efecto menor en el conjunto de patrones de uso (inercia). Algunas cosas cambian, pero muchas más permanecen igual.

El análisis de la circulación, antes de la automatización, se basó en muestras y ejemplos (Jain, 1967), pero a partir de contar con sistemas automatizados de préstamos, esto no es necesario y los datos pueden sacarse directamente de allí. A partir del análisis de la circulación, algunas de las técnicas que pueden aplicarse son:

●         uso relativo de la colección según clases temáticas o materias, para detectar clases o áreas sub o sobre utilizadas

●         fecha del último préstamo, para detectar el núcleo básico de la colección sobre el que recae la mayor proporción de uso

●         disponibilidad de títulos en el estante

●         análisis de las solicitudes de préstamo interbibliotecario para detectar faltantes o áreas de vacancia

Los datos de la circulación no son suficientes para brindar una imagen completa del uso de los materiales. Quizá en una biblioteca pública no tenga mucha importancia, pero en una biblioteca académica o de investigación si, ya que el uso dentro de la biblioteca suele exceder el préstamo. Sin embargo, hay indicios que sugieren que los libros que se usan en la biblioteca son más o menos los mismos que salen en préstamo.

Comenzó a revisar … [MARIANA]

Finalmente, en cuanto a las fuentes de datos utilizadas para aplicar y ajustar el instrumento de evaluación obtenido, aún cuando las bibliotecas han venido reuniendo información respecto de la colección y su uso en diferentes soportes y con diferentes grados de exhaustividad, en la mayoría de los casos no conoce con qué documentación cuenta, ni cómo extraer datos útiles de ella.

El proyecto inicial que pone en marcha los Programas de Autoevaluación Continua (PACo) en las unidades de información intenta dar cuenta de esta necesidad, permitiendo disponer del marco mínimo necesario, consistente en una masa crítica de datos, detallada, delimitada y segura sobre la cual trabajar.

Con esta finalidad, cada biblioteca comienza la evaluación de su colección documentando:

o       los archivos de datos con que cuenta, incluyendo todos aquellos que permitan extraer información cuantitativa, del tipo que sea

o       su denominación, o nombre con el que se lo puede localizar y ubicación.

o       el soporte, es decir, si es una base de datos relacional o de otro tipo, una planilla de cálculo o un archivo de texto

o       la cobertura temporal y el estado, se decir si es un archivo en uso o cerrado y en ese caso, que tiempo abarca.

Asimismo, se describe su contenido en cuanto a

o       tipo de datos (numéricos, alfanuméricos, códigos)

o       extensión (en caracteres, en bytes, etc.)

o       y formato (desagregación de los datos, existencia de subcampos, formas particulares de volcar la información).

 Una vez definidos, se establecen las relaciones entre los diferentes archivos, definiéndolas y caracterizándolas, y mencionando los procesos en los que están involucrados.

Las bibliotecas que participarán en la prueba piloto ya han iniciado este Proyecto Extraordinario dentro de sus respectivos PACos, y se encuentran en la etapa de documentación de sus datos fuentes. En esta etapa, aparecen las dificultades ya reseñadas en el marco teórico, relacionadas con la adecuación de los datos para realizar estudios estadísticos, el grado de granularidad en que se encuentran y la posibilidad de encontrar errores del operador o de los sistemas.