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II - Política de gestión de colecciones

 

 

Contar con una Política de Gestión de las Colecciones (PGC) resulta fundamental para toda biblioteca que tenga intenciones de planificar sus actividades con miras a alcanzar los objetivos propuestos, aprovechando al máximo los recursos disponibles, en pos de optimizar y ampliar los servicios y productos brindados a la comunidad de usuarios a la que atiende. Sin embargo, muchas son las bibliotecas universitarias que aún no cuentan con su propia PGC de manera explícita.

Con el objeto de animar y apoyar a esas bibliotecas, se presenta aquí una propuesta de contenidos y estructura para la elaboración de una PGC para una biblioteca universitaria.

 

Consideraciones preliminares

Toda biblioteca que se proponga satisfacer las necesidades de información de la comunidad a  la que sirve debe desarrollar sus colecciones cuidando que sean suficientes tanto en calidad como en cantidad, buscando equilibrar sus contenidos en las diferentes áreas de interés y entre los diversos tipos de materiales. Esto se logra mediante una adecuada gestión de colecciones (GC), un proceso que posibilita la identificación de las fortalezas y debilidades de la colección en relación a las necesidades de información de los usuarios y del uso que ellos hacen de dichos materiales, y en concordancia con los objetivos de la institución en que se halla inserta la biblioteca, con miras a superar las debilidades detectadas (Evans 2005 ; Negrete 2003).

La gestión de colecciones requiere de la creación de un plan de acción donde se establezcan estrategias y criterios que procuren corregir las debilidades de la colección mientras se mantienen sus puntos fuertes (Evans 2005). Ese plan debe quedar plasmado en lo que se conoce como política de gestión de colecciones (PGC). Se trata básicamente de un documento prescriptivo que proporciona información de utilidad para orientar al personal de una biblioteca en la toma de decisiones que conlleva la construcción y mantenimiento de las colecciones que se ponen a disposición de una comunidad de usuarios, constituyendo un instrumento fundamental para el buen funcionamiento de la biblioteca.

Cuando se piensa en las razones para su formulación, tanto G.E. Evans (2005) como P. Johnson (2004) ofrecen un conjunto de respuestas posibles. Una PGC ayudará a asegurar la continuidad y el grado de consistencia y coherencia de las colecciones a través del tiempo -a pesar de los cambios en el personal y en el presupuesto-, a la vez que proveerá un marco de referencia en el cual los bibliotecarios podrán basarse para tomar decisiones respecto de la colección. Determinará prioridades a partir del análisis de las preferencias institucionales, establecerá criterios para la inclusión y exclusión de materiales guiando la selección, reducirá la influencia y/o los intereses particulares de individuos o grupos protegiendo a la biblioteca de presiones externas, ayudará en la evaluación de la colección y en la racionalización del presupuesto, constituyendo una herramienta indispensable al momento de establecer acuerdos cooperativos con otras bibliotecas. Asimismo, la política también suministrará información a los usuarios sobre los objetivos de la biblioteca y las características de la colección, siendo una potente herramienta para el entrenamiento y orientación de nuevo personal.

Una política es un documento oficial, donde se describe a viva voz cómo se invierte el presupuesto de la institución en materia de colecciones y cómo son tomadas las decisiones. Su redacción no debe ser idealista, teórica o vaga sino comprensible, fácil de entender y de usar. El formato, estilo y contenido deberá ser acorde con la audiencia a la que va dirigida. La PGC debe ser pensada como un documento dinámico y flexible, que requiere revisiones periódicas y adaptaciones, porque la comunidad de usuarios a la que la biblioteca sirve, así como los recursos financieros disponibles y los recursos de información producidos son siempre cambiantes. Debe aclararse aquí que, si bien proveerá un marco de trabajo, nunca dirá cómo seleccionar o rechazar un título específico, por lo que seguirá siendo necesario el juicio del personal bibliotecario para la valoración de los documentos (Johnson 2004).

Otra consideración a incluir aquí hace referencia a quienes participan en la redacción de una PGC. Si bien la literatura recomienda su elaboración por el personal técnico de la biblioteca, en pos de alcanzar el mayor consenso institucional posible se aconseja someter el texto borrador a debate tanto del personal administrativo como de la comunidad de usuarios. Resulta sumamente favorable la participación de los miembros de la comisión de biblioteca -si existiera una-, ya que en ella se encuentran representados los distintos tipos de usuarios que acuden a la institución.

Hechas las consideraciones del caso, veamos ahora cómo redactar la PGC de nuestra biblioteca.


Por dónde empezar…

A la hora de comenzar a trabajar en la redacción de la PGC de nuestra biblioteca universitaria, lo primero que debemos establecer son los contenidos que ella incluirá, para luego determinar la estructura que presentarán dichos contenidos, de manera que la lectura y posteriores consultas al documento resulten ágiles tanto para el personal bibliotecario como para los demás lectores.

En cuanto a contenidos se refiere, varios son los aspectos a incluirse según la bibliografía consultada. Por un lado están autores como G.E. Evans (2005), P. Johnson (2004) y ALA (1996), que proponen contenidos de interés para cualquier tipo de biblioteca. Por otro lado, encontramos los textos de REBIUN (1997), X. Regos Varela (1999 y 2000) y S. Weitzel (2006), que plantean la elaboración de una política de este tipo en el contexto de las bibliotecas universitarias. Desde una mirada integradora, podemos mencionar la necesidad de incluir aspectos tales como una breve presentación de la biblioteca y de la institución en que se encuentra inserta, una breve descripción de la comunidad de usuarios a la que se atiende, un detalle del estado actual de las colecciones, una relación de los criterios de selección aplicables a distintos tipos de materiales y soportes, una mención de los procedimientos de adquisición que se realizan en la biblioteca, el detalle de los métodos e indicadores utilizados para evaluar la colección, los criterios empleados para el expurgo de documentos, los programas y actividades planteadas para la preservación de los fondos y un detalle de la asignación de fondos presupuestarios según prioridades.

Teniendo en cuenta los aspectos señalados previamente, es necesario trabajar luego en la estructura jerárquica de esos contenidos. Para ello, conviene definir la tabla de contenidos de nuestra política, que nos guiará en la redacción de la misma por etapas, completando aquellas secciones de las que se posean más datos. Con ello venceremos el mito de que no puede escribirse una política hasta poseer toda la información necesaria, idea generalizada que sólo ha servido para desmotivar a los bibliotecarios en su intento por establecer políticas explícitas para el desarrollo de sus colecciones.


Modelo para la elaboración de una política de gestión de colecciones

A partir de la lectura de la bibliografía antes indicada, se ha definido un modelo a seguir para elaborar una PGC, el cual se explica a continuación. Este modelo se estructura en diez secciones, más un anexo y un índice.

Sección I - Introducción

      Contemplando que la PGC es un documento público, cuyos destinatarios no sólo serán los bibliotecarios sino también los usuarios del sistema de información, así como el personal docente y el personal administrativo de la institución y las autoridades académicas, será necesario incluir una primera sección donde se introduzcan los conceptos de GC y PGC.

      Asimismo, se aprovechará esta sección para indicar el propósito y objetivos que persigue la política, se asignarán responsabilidades en torno al cumplimiento de lo establecido en la política, se describirá el proceso de aprobación de la política en el marco de institución en que la biblioteca se encuentra inserta, y se detallará la metodología para su evaluación y actualización periódica (se recomienda su revisión cada dos años).

Sección II – Presentación de la biblioteca y de la institución mayor en que se encuentra inserta

       En esta sección se procederá a brindar una descripción general de la biblioteca, incluyendo una breve reseña histórica, su misión y objetivos, sus funciones principales y toda otra información que se considere de interés para presentar la biblioteca ante el lector. A continuación, se incluirá una descripción general de la institución mayor en la que se haya inserta la biblioteca, señalando, sobre todo, su misión y objetivos. Por último, se destinará un apartado a brindar información acerca de la posición oficial de la biblioteca en cuanto al acceso a la información, la libertad intelectual y la censura, la propiedad intelectual y los derechos de autor, y el respeto a la intimidad.

        Para obtener información que ayude a completar estos ítems pueden consultarse ciertos documentos que suelen existir en nuestras organizaciones, tales como el estatuto de la Universidad, el reglamento de la biblioteca, las memorias de la biblioteca y los informes de gestión de la institución mayor, bibliografía édita sobre la historia de la institución, folletería diversa generada a lo largo de la vida de la institución así como sitios web institucionales.

Sección III – Perfil de la comunidad de usuarios

       Si bien esta sección tendrá mayor valor informativo a partir de la realización de estudios de usuarios, desde un comienzo puede incluirse una descripción general de la comunidad a la que la biblioteca atiende, contemplando tanto los usuarios reales como los potenciales. Se recomienda la lectura de Fuentes Romero (2010) para una caracterización general de los usuarios de bibliotecas universitarias, y de la guía de Biblarz (2001) para la aplicación de métodos que posibiliten un análisis de las necesidades informacionales de los usuarios.

        Es necesario señalar aquí que, para obtener datos numéricos sobre la cantidad de miembros de la comunidad académica, deberán consultarse anuarios estadísticos generados tanto por la propia Universidad como por los organismos gubernamentales con competencia para ello, documentos sumamente útiles para establecer la cantidad de miembros de la unidad académica según una tipología determinada (estudiantes, docentes, personal administrativo), así como para conocer la distribución de los mismos por disciplina impartida.

        Por último se incluirán en esta sección detalles sobre los mecanismos de comunicación establecidos con los usuarios, tanto para la captura de usuarios como para el registro de quejas y reclamos, las solicitudes de bibliografía para la confección de la desiderata, entre otros.

Sección IV – Descripción general y estado actual de las colecciones

      El objetivo de esta sección es brindar una idea lo más detallada posible de las características principales de las colecciones de la biblioteca. Para ello, se brindará una descripción general del estado actual de las colecciones incluyendo: una historia general de las colecciones, su tamaño actual, el promedio anual de crecimiento, las áreas temáticas que cubre (prioridades, amplitud, profundidad, porcentaje en relación al total del fondo), el nivel de cobertura (estudiantes, docentes, investigadores), el grado de exhaustividad (exhaustivo, investigación, estudio, básico, mínimo), el nivel de actualización (edad del fondo), los idiomas que contempla, las zonas geográficas de preferencia, la cobertura cronológica, los tipos de documentos/formatos y soportes que se incluyen y excluyen, el estado de conservación de los documentos, las colecciones especiales (autores locales, publicaciones oficiales, depósito legal), las relaciones interdisciplinares con otras colecciones, la ubicación de la colección y su acceso, y el uso de la colección actual. Los aspectos antes mencionados podrán brindarse para toda la colección pero se sugiere, en la medida de lo posible, ir sumando a la información anterior un análisis detallado por área temática.

      Para obtener información que ayude a completar los aspectos antes mencionados pueden consultarse documentos que suelen existir en nuestras organizaciones, tales como el reglamento de la biblioteca, las memorias de gestión, estudios éditos e inéditos realizados sobre la colección y su uso, folletería diversa generada a lo largo de la vida de la institución, sitios web institucionales y claro está, el sistema de gestión bibliotecaria si la biblioteca posee alguno.

      La evaluación de la colección aplicando metodologías diversas también será de mucha utilidad y, cada vez que se efectúe una, enriquecerá con sus conclusiones las descripciones incluidas en esta sección. No está demás decir que para obtener información sobre métodos y técnicas para evaluar la colección puede consultarse el apartado específico del presente Proyecto, o bien remitirse a los documentos incluidos en la recopilación bibliográfica producto del trabajo del equipo de investigación.

Sección V – Criterios para la selección de materiales

       Esta sección comenzará con una breve presentación y/o definición del proceso de selección documental, para continuar con la asignación de responsabilidades, indicando nombre y apellido de quienes llevan adelante esta tarea dentro de la biblioteca.

       Luego se brindará un detalle de las fuentes empleadas para la selección, que en el caso de las bibliotecas universitarias suelen ser las siguientes: solicitudes de bibliografía y recomendaciones de recursos electrónicos formulados por los usuarios o bien por el personal de la biblioteca; bibliografías especializadas; reseñas bibliográficas aparecidas en publicaciones periódicas académicas o científicas de calidad; boletines de novedades de editoriales y librerías; catálogos de editoriales y librerías, y material promocional; folletería diversa de proveedores de información; programas de asignaturas, seminarios y cursos dictados en la institución; y proyectos de investigación englobados en la política científico-académica de la institución.

      Por último, y no por ello menos importante, se incluirán en esta sección los métodos, principios y criterios de selección, agrupados en dos grandes clases: a) criterios generales, aplicables a todos los tipos de documentos, y b) criterios específicos, aplicables a un tipo de documento en particular (publicaciones periódicas, bases de datos, recursos electrónicos, obras de referencia, entre otros). Estos criterios darán respuesta a preguntas tan variadas como las siguientes:

- ¿Qué áreas temáticas cubrirá la colección? ¿Cuáles serán prioritarias? ¿Qué porcentaje presentará cada área respecto de la colección en total?

- ¿Qué nivel de cobertura se alcanzará (la colección se formará sólo para estudiantes, para estudiantes y docentes, para investigadores)?

- ¿Qué grado de exhaustividad tendrá la colección (exhaustivo, tratando de comprar todo lo que exista sobre el tema; investigación, adquiriendo materiales necesarios para las líneas de investigación que existen en la unidad académica; estudio, reuniendo sólo los materiales necesarios para el proceso de enseñanza-aprendizaje de los alumnos; básico, adquiriendo solamente textos elementales del tema)?

- ¿Qué nivel de actualización se espera del fondo? ¿Cuál es la edad promedio aceptable que debería tener cada área temática que compone la colección?

- ¿Qué idiomas se incluirán en la colección? ¿Se dará prioridad a algunas lenguas, a cuáles, en qué áreas temáticas?

- ¿Habrá zonas geográficas de preferencia? ¿Se adquirirá material producido por un país o una región en particular? ¿Se creará una colección de autores locales?

- ¿Qué cobertura cronológica tendrán las áreas temáticas?

- ¿Qué tipos de documentos, formatos y soportes se incluirán en la colección? ¿Cuáles no se aceptarán?

- ¿Cuál será el estado de conservación que deberán tener los documentos para su incorporación al fondo? ¿Si se reciben documentos donados en mal estado, cuáles serán las razones posibles de su aceptación?

- ¿Se crearán colecciones especiales? ¿De qué tipo (autores locales, publicaciones oficiales, depósito legal, entre otros)?

- ¿Se considerará la calidad de la edición? ¿Qué características de una edición se valorarán como positivas o negativas?

- ¿Se considerará el prestigio de la editorial o del proveedor? ¿Existe un listado de editoriales recomendadas? ¿Qué aspectos se valorarán más de los proveedores (puntualidad de entrega, cuidado de la edición y del envío, entre otros)?

- ¿Se contemplará el prestigio del autor?

- ¿Qué características se considerarán para valorar positivamente la adquisición de una base de datos o para la selección de un recurso electrónico?

- ¿Se priorizará el completar colecciones?

- ¿Se adquirirán duplicados de materiales? ¿En qué cantidad (relación con la cantidad de alumnos/docentes)? ¿Se podrá reponer materiales extraviados o deteriorados?

- ¿Los materiales que se desea seleccionar e incorporar al fondo están disponibles en otras bibliotecas y son factibles de solicitar por préstamo interbibliotecario? ¿Si puede obtenerse vía préstamo interbibliotecario, cuáles son las razones que justificarán la adquisición de un material?

- ¿Qué materiales se consideran problemáticos o qué temas se consideran controvertidos, de manera que sea necesario establecer criterios más detallados para su selección?

Sección VI – Procedimientos para la adquisición de materiales

       Se brindará aquí una explicación breve acerca de los procedimientos válidos para el ingreso de materiales nuevos a la colección de la biblioteca, indicando en cada caso el apellido y nombre de los responsables que intervienen en el procedimiento.

      En el caso de las compras, convendrá explicar qué tipos de compras pueden hacerse (ordinarias, extraordinarias, compras directas o por licitación), si existe un precio máximo por libro, cómo se maneja el tema de las licencias, qué criterios se valoran positivamente para la selección del proveedor (cumplimiento de lo pactado, entrega a tiempo, servicios de valor añadido, entre otros).

      En cuanto a las donaciones, será necesario dejar asentadas las condiciones de aceptación de las mismas.

      Respecto del canje, se podrán indicar las modalidades que se practican en la biblioteca y las condiciones de aceptación de intercambios.

     El depósito legal, si bien es un medio de ingreso de materiales, no está presente en todas las bibliotecas; sin embargo, casi todas las unidades académicas tienen producciones propias y un respaldo de las mismas debería quedar en sus bibliotecas. En este caso en particular, se deberán incluir los criterios que determinan que un documento se considerará para el depósito legal y qué procedimientos se seguirán.

      Resultará útil la inclusión de flujogramas de cada modalidad de adquisición, de manera de orientar al personal de la biblioteca de forma rápida y comprensible.

     En este apartado se incluirá también información relacionada con acuerdos de cooperación que la biblioteca tenga vigentes, aclarando cuáles son las responsabilidades asumidas.

Sección VII – Evaluación de la colección

       Esta sección irá creciendo con el tiempo, ya que en ella deberán indicarse los métodos empleados para la evaluación de la colección y los indicadores que se calculan. Considerando que la biblioteca se está iniciando en estos temas, podrán incluirse en un principio indicadores básicos -de primer nivel-, ampliando el estudio en la medida en que el personal bibliotecario adquiera mayor experiencia en el tema.

      Deberá consignarse en esta sección, además, el nombre y apellido de las personas responsables de llevar adelante la evaluación de la colección y de su uso, así como la frecuencia con que se realizarán dichas actividades.

Sección VIII – Criterios para el expurgo de materiales

       Debido a la sensibilidad que suele despertar entre los miembros de la comunidad académica cuando se plantea el descarte de materiales en la biblioteca, es conveniente iniciar esta sección explicando en qué consiste el expurgo y por qué las bibliotecas deben realizarlo. Luego de esta justificación, deberán asignarse responsabilidades, indicando nombre y apellido de quienes llevan adelante esta actividad en la biblioteca.

        A continuación, y con el mayor detalle y claridad posible, deberán señalarse los criterios generales y los criterios específicos por tipo de material que serán considerados para descartar materiales, tales como: obsolescencia, uso nulo, mal estado de conservación, redundancia, duplicados innecesarios, espacio insuficiente, disponibilidad en otras bibliotecas, entre otros. Recuérdese que, por lo general, no alcanza un único criterio para decidir el descarte de un material; esto deberá quedar claro en la redacción de la política. Se recomienda la consulta del manual de Gaudet (2000) para tomar ideas respecto de criterios y de métodos a aplicar para proceder al expurgo de materiales.

        En esta sección también deberá indicarse cómo se procede a la baja de inventario en el sistema de la biblioteca y de la universidad, así como los destinos posibles que pueden tener los materiales expurgados.

Sección IX – Preservación de las colecciones

        Ha de iniciarse la sección planteando en qué consiste la preservación de colecciones, señalando los responsables de esta actividad en nuestra biblioteca.

        A continuación, se brindará información general sobre los planes de acción que se llevan a cabo, destinados a la conservación preventiva y a la prevención y actuación ante desastres.

       Deberá detallarse también principios básicos para la guarda y manipulación de los documentos, las actividades de recuperación de materiales posibles de implementar (encuadernación, restauración, digitalización) y pautas claras sobre la reproducción de documentos en relación a su estado de conservación.

Sección X – El presupuesto

       Puede ocurrir que la biblioteca no disponga de un presupuesto asignado o no cuente con información certera sobre ello. Sin embargo, sobre el cálculo de los gastos incurridos en el año puede estimarse un presupuesto mínimo de funcionamiento, el cual deberá registrarse en esta sección.

       La idea es dejar asentado cuál es el presupuesto que maneja la biblioteca para el desarrollo de sus colecciones, cómo se distribuyen esos fondos económicos y cuáles son las limitaciones presupuestarias detectadas.

Anexos

      Es posible requerir de un espacio en particular para reunir documentos asociados a la política y que resulte de interés y utilidad que formen parte de la misma mediante anexos para agilizar su acceso y lectura. Entre dichos documentos pueden mencionarse: el estatuto y/o reglamento de la biblioteca, resoluciones a las que se hace referencia en el texto de la política, planes y programas específicos orientados a la preservación de los fondos, informes sobre estudios de usuarios efectuados en la biblioteca y/o sobre evaluaciones efectuadas sobre la colección, normas internacionales para la evaluación de colecciones, entre otros.

Indice

       Dado que la política puede ser utilizada para propósitos múltiples, es conveniente incluir un índice detallado de sus contenidos con miras a facilitar su acceso y lectura.


Comentarios finales

La gestión de colecciones es un proceso complejo y altamente subjetivo. Una política escrita, desarrollada con el consentimiento y la participación de todas las partes involucradas, ayudará a regular el proceso y a hacerlo menos problemático.

Será importante tener en cuenta que la PGC:

            - Deberá contemplar los objetivos de la biblioteca y de la institución en que ésta se encuentra inserta.

           - Deberá seguir un plan democrático; será preparada por los individuos que mejor entienden del asunto y que aplicarán el plan pero deberá ser pactada con las fuerzas sociales de la institución.

           - Deberá ser elaborada a partir de las necesidades reales.

           - Supondrá la evaluación previa de la colección existente.

           - Requerirá revisiones periódicas.

           - Deberá emplear un lenguaje comprensible

           - La estructura organizativa de los contenidos deberá ser fácil de entender y de usar

Es cierto que su redacción lleva tiempo pero no es un imposible. A lo largo del Proyecto hemos analizado tanto la literatura teórica como ejemplos concretos de políticas de desarrollo de colecciones, pudiendo experimentar en carne propia el proceso de redacción de una PGC. Luego de semanas de trabajo, a principios de 2009 pudimos darle forma al primer borrador de la “Política general para la gestión eficiente de las colecciones”, elaborada para la Biblioteca Prof. Guillermo Obiols de la Facultad de Humanidades y Ciencias de la Educación de la Universidad Nacional de La Plata.

En el momento en que se gestaba esta política también se estaban realizando otras en diversas Universidades, tal como puede observarse en la lista de políticas que se incluyen como enlaces en el presente trabajo, muchas de las cuales tomaron forma entre 2008 y 2010. Su lectura es recomendable para quienes aún no hayan iniciado la importante tarea de formular por escrito su política de gestión de las colecciones.

Sólo nos resta decir que esperamos que el modelo aquí presentado pueda ayudar a otras bibliotecas a explicitar la manera en que construyen sus colecciones, apostando a optimizar los recursos disponibles y a mejorar los servicios brindados en nuestras queridas bibliotecas universitarias.

 

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