Análisis de uso de la colección

Los estudios de uso de las colecciones analizan los datos de la circulación de los materiales: préstamos a domicilio, uso dentro de la biblioteca, demanda de préstamo interbibliotecario, etc. Estos datos pueden examinarse para el total o alguna parte de la colección circulante, por grupo de usuarios, por fecha de publicación o por clase temática.

Introducción

 Los objetivos de este tipo de estudios son:

• Identificar porciones de las colecciones que son comparativamente mucho o poco usadas (clases sub y sobre utilizadas) Esas porciones deberían ser revisadas para determinar si los materiales de poco uso deberían llevarse a depósito o ser descartadas, o si la colección presenta deficiencias que expliquen la falta de uso.

• Identificar una colección “núcleo” de ítems que probablemente satisfagan la mayoría de las demandas de circulación a corto plazo (regla del 80/20). Los títulos intensamente usados pueden ser candidatos a duplicación (o a un tratamiento de algún otro tipo) para mejorar su disponibilidad.

• Describir patrones de uso en áreas temáticas seleccionadas o determinados tipos de materiales, al comparar su representación en la colección total (expresada como una proporción de los títulos o los volúmenes disponibles) respecto de su circulación (expresada como porcentajes de todas las circulaciones). La información resultante resulta útil para ajustar las prácticas de desarrollo de la colección o la asignación de fondos.

• Conocer la disponibilidad de los materiales existentes en el momento en que son solicitados.

Las ventajas de estos estudios es que aportan información objetiva de gran valor para la toma de decisiones. A veces los datos pueden extraerse en forma directa del sistema de préstamos, ordenarse fácilmente por las categorías de análisis deseadas, y son flexibles en cuanto a duración del estudio y tamaño de la muestra, entre otros.

Las desventajas principales pasan porque si se toman sólo datos del préstamo a domicilio, se están excluyendo otras formas de consulta que podrían ser muy representativas, como el uso en sala o el uso investigador. De hecho, éste último se caracteriza por la consulta frecuente a una amplia cantidad de materiales de diverso contenido y nivel, que no suele verse reflejado en el préstamo. El estudio sistemático de una materia o disciplina, por el contrario, suele concentrarse sobre una porción más pequeña de materiales; requiere mayor tiempo de lectura, y por tanto suele reflejarse en los datos de préstamo.

Por otra parte, existen opiniones diversas acerca del hecho de que si un lector retira un libro en préstamo no implica que éste le haya sido útil o lo haya leído. Por otra parte, el préstamo refleja los éxitos de los usuarios, pero no sus fracasos en intentar consultar materiales no poseídos por la biblioteca. Asimismo, el préstamo está condicionado por la accesibilidad de materiales (libros guardados en depósitos cerrados lejanos, probablemente sean menos solicitados que aquellos disponibles en la estantería abierta).

No obstante estas dificultades, pueden utilizarse una variedad de técnicas para medir el uso de las colecciones, que combinen datos provenientes de diversas fuentes, de modo tal de superar las desventajas individuales de cada método.

Los estudios basados en el uso de las colecciones cobran valor, en función de que permiten testear si la política de adquisiciones es correcta, ya que se puede gastar mucho dinero en la compra de materiales que tal vez nunca sean utilizados.

Colección núcleo

Numerosos estudios han demostrado que el patrón de uso de los libros en una biblioteca sigue una distribución hiperbólica, es decir, que una pequeña cantidad de items en la colección acumulan una larga proporción de usos, mientras que la mayoría de los items son poco o quizá nunca usados. La distribución hiperbólica se aplica a una amplia variedad de actividades, tales como el uso de palabras en el lenguaje (Zipf, 1935), o la dispersión de artículos en revistas científicas (Bradford, 1934).

El estudio más extenso y conocido que confirma lo que se denomina como la "regla del 80/20" es el que se hizo en la Hillman Library de la Universidad de Pittsburg, sobre la base de datos acumulados de la circulación de libros durante 86 meses de uso (Kent et al. 1979). En dicho estudio, Kent demostró que la mitad de los libros de la Biblioteca no habían circulado en el período del estudio, observando asimismo que cerca del 40% de las obras recientemente adquiridas no habían sido prestadas en los primeros seis meses posteriores a su ingreso, mientras que otras se habían usado sólo una o dos veces. A partir de ello, concluye en que tal vez muchas de esas obras nunca deberían haberse ingresado.

Lancaster menciona en su Manual (Lancaster, 1996) que hay autores que dicen que el hecho de que un libro no se haya usado no significa necesariamente que nunca será usado. Esto es cierto, pero también es importante reconocer que cuanto más tiempo pase un libro sin ser usado, menos probabilidades tendrá de ser usado alguna vez. El estudio de Pittsburg demostró que, cuando se agrega un item a la colección, tiene una chance en dos (1/2) de ser usado. Si no se usa en los dos primeros años, la chance decrece a ¼, y si no se usa luego de 6 años, la probabilidad de que se use alguna vez cae a 1/50. La distribución de la demanda implica obviamente que diferentes libros tienen distintos niveles de “popularidad” asociada a ellos. Popularidad se define como el número de usos que recibe un libro en un período particular de tiempo o tiempo que pasa desde la última vez que se usó un libro.

El análisis de los datos de la circulación, antes de la automatización, se basaba en muestras y ejemplos (Jain, 1967), aunque desde la automatización de las bibliotecas ya no es necesario el muestreo, dado que esos datos se pueden extraer directamente de los sistemas de gestión bibliotecaria, lo que facilita enormemente las cosas y permite su uso como herramienta de análisis y evaluación del uso de las colecciones.

Cada biblioteca puede conocer y determinar cuál es el núcleo de su colección generando un listado de aquellos libros que han tenido algún uso en un período de tiempo determinado (últimos 5 años, último año, etc.). La regla del 80/20 sostiene que el 80% del uso registrado se realiza sobre el 20% de la colección, o dicho de otra manera, el 20% de la colección acumula el 80% de los usos. Cada biblioteca podrá calcular su porcentaje exacto para establecer la regla.

Otra forma de determinar el núcleo básico es utilizando la técnica de la fecha del último préstamo (FUP), para lo cual se estudia una muestra durante un período de tiempo (ej. un mes), y durante ese período se anota para cada libro prestado, la fecha del préstamo anterior, para localizar al conjunto de libros que más ha circulado.

Como ya lo habíamos anticipado no hay que perder de vista que el análisis de uso basado en los datos de circulación proporciona una idea sesgada de la realidad, ya que el único uso que analiza es el préstamo (o la circulación), mientras que otros usos, como por ejemplo el uso dentro de la biblioteca (in house use),  quedan fuera del análisis. Otra limitación importante de este método es que se basa en los éxitos alcanzados: los préstamos realizados demuestran que la colección que circula es adecuada, y al mismo tiempo también nos marca la porción de la colección que sería "inadecuada", pero no nos dice cuál es la colección que deberíamos tener para lograr una adecuación total (o al menos más amplia) a las necesidades de nuestra comunidad de usuarios.

¿Para qué sirve?

Permite determinar, del total de obras en una colección dada, cuál es el porcentaje que constituye su núcleo básico, entendiéndose núcleo básico como el grupo de libros que ha recibido al menos un uso en el período del estudio. Lo más usual es utilizar los registros de préstamo a domicilio para contabilizar los usos, aunque de existir otros registros (consultas in situ por ejemplo) también podrían usarse. En general se comprueba que una pequeña porción de la colección acumula el mayor porcentaje de usos, mientras que gran parte de la misma registra un uso mínimo o incluso nulo. La determinación del núcleo básico de una colección es sencilla, y su conocimiento permitirá a las bibliotecas tomar decisiones en cuanto a distribución física, descarte, selección de obras a adquirir según demanda, etc.

Asimismo, esta misma metodología puede usarse para evaluar -por ejemplo- la política de adquisiciones recientes. En este caso, se analizará el uso recibido por el conjunto de obras recientemente adquiridas, ya sea por compra, canje y/o donación. También en este caso se puede hacer sobre las obras adquiridas en el último año, en los últimos 5 años, u otro período que la biblioteca determine. Se puede hacer sólo sobre las obras ingresadas por compra, o bien sobre el total de adquisiciones.

Finalmente, cabe señalar que la determinación del núcleo básico permite observar los patrones de uso actuales de la colección, los cuales son buenos predictores de los patrones de uso futuro. Vale decir que, en una comunidad académica pueden aparecer o desaparecer cursos, crearse nuevas carreras y programas de estudio o investigación, pero estos cambios tardan un tiempo en verse reflejados en la circulación y el uso de materiales, que suele permanecer igual o con leves modificaciones.

Determinación de clases temáticas

Caso BIBHUMA: Ejemplo de determinación de clases temáticas

Uso relativo 

Una vez que hemos determinado cuál es el núcleo básico de nuestra colección (uso absoluto), estamos en condiciones de profundizar el análisis para observar cuál es el uso que recibe cada sector en particular (uso relativo). Vale decir, analizar el uso de la colección por materias, para lo cual deberemos seccionar la colección en clases temáticas diferentes, siguiendo el sistema de clasificación que utilice la Biblioteca.

Esto requiere determinar cuáles serán las clases temáticas a través de las cuales nos interesa dividir y estudiar nuestra colección. La lista de clases debe poder definirse mediante algún criterio a partir de la clasificación temática asignada al registro bibliográfico (lo usual es usar el campo signatura topográfica).

Los datos de la circulación y de la colección se utilizarán para revelar las diferencias entre la conducta actual y la esperada, en un sentido probabilístico. Por ejemplo, si en una Biblioteca X los libros de física ocupan un 12 % de la colección, la probabilidad sugiere que esos libros de física deberían acumular el 12 % de la circulación, es decir que si los porcentajes coinciden, esa parte de la colección se estaría comportando de acuerdo a lo esperado. Si en cambio los libros de física acumulan sólo el 8 % de la circulación total, se podría decir que esa clase está subutilizada (se usa menos de lo esperado). En cambio, si acumula el 15% de la circulación, estaría sobreutilizada.

En el ejemplo de la tabla anterior se observa la cantidad de libros existentes en una colección (columna 2: Nro.libros) y la cantidad de préstamos registrados (columna 5: Nro. préstamos) de cuatro clases temáticas distintas: 159 (Psicología), 316 (Sociología), 860 (Literatura española) y 982 (Historia argentina). Las columnas 3 y 6 muestran el porcentaje acumulado de colección y de circulación, respectivamente, sobre el total de la colección y el total de préstamos. En la columna 4 se han marcado con signo (-) las clases que registran escasa cantidad de préstamos en relación a la cantidad total de libros de esa clase, y con signo (+) aquellas que, por el contrario, registraron más cantidad de préstamos que la cantidad de libros existentes. Las primeras serían clases sub-utilizadas, y las segundas sobre-utilizadas. En este ejemplo, la única clase que parecería equilibrada es la 316, que registra una circulación acorde con la colección existente en esa temática.

Esta sencilla comparación permite identificar a simple vista las clases temáticas que más se desvían de la conducta esperada. Se asume que las clases más desviadas son las que necesitan mayor atención. Se podría decir que ambas (las sub y las sobre utilizadas) estarían fallando a la hora de satisfacer las necesidades de los usuarios. Si una clase está muy sobre-utilizada, implica que la biblioteca es débil en esa área para alcanzar el volumen y variedad de demandas actuales. Cuanto más sobre-utilizada esté una clase, menor es la probabilidad de que un libro se encuentre en el estante cuando un usuario lo busque.

De la misma manera, las clases que presentan sub-utilización probablemente tengan materiales desactualizados, poco pertinentes, o bien excesivos para la demanda actual en ese tema. Una clase subutilizada puede ser tan molesta como una muy usada, y pone en evidencia la falta de interés en ella por parte de la comunidad de usuarios. Podría indicar que la selección de libros en esa clase no es muy buena, quizá la biblioteca está comprando libros equivocados (muy técnicos, muy teóricos), o bien que tiene demasiados libros desactualizados y deberían descartarse. Es posible que el uso de la clase aumente y se vuelva más atractiva si se descarta y se agregaran nuevos libros. 

Uso dentro de la Biblioteca

Como se mencionara anteriormente, los datos de la circulación no son suficientes para brindar una imagen completa del uso de las colecciones, más aún en las bibliotecas universitarias o de investigación, donde muchas veces el uso dentro de la biblioteca suele ser mayor que el préstamo. Las necesidades y características de la búsqueda bibliográfica en el proceso de investigación suelen requerir de la consulta eventual y breve de una amplia cantidad de materiales de diverso tipo, que en bibliotecas con estantería abierta puede pasar desapercibido.

Por este motivo, numerosos autores critican el uso de los datos de la circulación como única medida para evaluar el uso de la colección. Sin embargo, otros estudios (McGrath, 1971; Fussler y Simon, 1961 ; Hindle y Buckland, 1978 ; Harris, 1977) han mostrado que existen indicios de una fuerte correlación entre los datos de la circulación y el uso dentro de la Biblioteca. Vale decir, se ha comprobado que lo que sale en préstamo es más o menos lo mismo, o bastante similar, a lo que se usa dentro de la Biblioteca.

Por otra parte, es necesario definir qué entendemos por “uso dentro de la biblioteca”. Si un usuario toma un libro, lo hojea y lo vuelve a dejar, ¿podemos decir que ese libro realmente se ha “utilizado”? No puede asegurarse un uso sustantivo dentro de la biblioteca a partir de estos datos, deberíamos hacer una entrevista a un grupo representativo de usuarios, o al menos una observación. Sin embargo, lo mismo puede pasar con el préstamo, ya que las cifras de circulación sólo reflejan el acto de “llevar en préstamo”, pero nada dicen del nivel o tipo de utilización. Es muy posible que un número no despreciable de documentos prestados no reciba un uso significativo. En general, se parte de la idea de que si un libro se sacó de su lugar, aunque sea sólo por un instante, es un libro utilizado.

De todos modos, y teniendo en cuenta estas consideraciones, el método más sencillo que se utiliza en forma generalizada para descubrir que se usa dentro de la Biblioteca es examinar los materiales que los usuarios dejan en las mesas y/o carros de reubicación. La idea sería contar y anotar lo que se usó antes de volver a guardarlo. Podrían anotarse, por ejemplo, los números de inventario de los libros, para luego extraer del sistema de gestión el resto de los datos necesarios para la evaluación (clase temática, tipo de documento, antigüedad u otras características de interés). Hacer esto de forma permanente podría llegar a ser muy trabajoso, por lo cual es habitual programar la realización de muestras representativas en distintos momentos del año, para luego poder hacer estimaciones basadas en los datos de las muestras.

Las críticas a este método son variadas: algunos dicen que se subestima el uso real, ya que por más que se les pida que no reubiquen, muchos usuarios igualmente vuelven a guardar lo que usaron en los estantes, algunos más que otros, y esos usos no se contarían. Por otra parte, lo que queda sobre las mesas o carros podría usarse más de una vez por distintos usuarios, y eso tampoco quedaría registrado.

Sin embargo, el propósito de estudiar el uso dentro de la biblioteca debería orientarse más a conocer qué materiales se están usando, más que cuánto se están usando, por lo que no resulta válido para tener al menos una medida del uso dentro de la Biblioteca.

Disponibilidad

Poll y Te Boekhorst (1998) señalan la disponibilidad de los documentos como uno de los indicadores de calidad de las bibliotecas. Para ellos, la disponibilidad "... se define como la proporción de materiales solicitados por el usuario que puede utilizar inmediatamente en la biblioteca (incluida
la reproducción del documento) o en préstamo a domicilio". Aquí lo que se trata de conocer es qué probabilidad de ser satisfecha tiene la demanda del usuario sobre un ejemplar determinado.

El análisis de la disponibilidad tiene por objeto conocer en qué medida la biblioteca proporciona a los usuarios los documentos que estos buscan. Contribuye a analizar:

• los títulos de la colección se han seleccionado de acuerdo a las necesidades de los usuarios
• existe un número adecuado de ejemplares múltiples de títulos muy utilizados
• los estantes están bien ordenados
• se han catalogado todos los ejemplares adquiridos
• los catálogos son fáciles de utilizar

Caso BIBHUMA: Ejemplo de aplicación del estudio de la disponibilidad